Envoyer des reçus PDF automatisés et personnalisables aux membres

Le format PDF est un format de document populaire qui offre une expérience d'affichage cohérente sur de nombreuses plates-formes. Nous avons créé un module complémentaire pour MemberMouse qui envoie des reçus par courrier électronique à vos membres avec un reçu PDF standard en pièce jointe, ce qui leur permet de conserver facilement des copies pour leurs dossiers.

Ce plugin vous permet de rédiger un e-mail de réception de la facturation avec une pièce jointe au format PDF qui est envoyé aux membres lors de la réception des paiements initiaux et de la refacturation. Vous pouvez personnaliser l'en-tête et le pied de page du PDF joint. Vous pouvez également permettre à vos membres d'ajouter des détails de facturation personnalisés au reçu et de choisir de mettre un destinataire supplémentaire en copie. Il est possible de renvoyer un reçu antérieur et de prendre en charge les traductions. Vous trouverez la documentation relative à tous ces éléments dans cet article.

Exigences du plugin

MemberMouse 2.4.0 ou une version ultérieure est nécessaire pour utiliser cette extension.

Certains composants logiciels supplémentaires du serveur sont également nécessaires pour le plugin. Si vous constatez que d'autres courriels du site (comme les courriels de bienvenue) sont reçus, mais pas les reçus de pdf, (après avoir vérifié le dossier SPAM) demandez à votre hébergeur de vérifier que les versions/extensions suivantes sont actives sur votre serveur.

• PHP 7.1+ est nécessaire. Sur les sites avec WordPress 5.0+, vous pouvez trouver votre version de PHP dans Outils > Santé du site, dans le Serveur section. Les clients utilisant WordPress 4.x devront installer le fichier Plugin de bilan de santé pour utiliser cette fonctionnalité. Les fonctionnalités du plugin nécessitent également
  
• PHP dom
  
• Mbstring
  
• GD
  
• Il est également recommandé d'utiliser Imagick ou Gmagick.

Installation du plugin

1. Télécharger la dernière version de Reçus PDF de MemberMouse
   
2. Ouvrez votre panneau d'administration WordPress
   
3. Dans la colonne de gauche, sélectionnez Plugins > Ajouter un nouveau
   
4. Cliquez sur le bouton Télécharger le plugin en haut de l'écran
   
5. Cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez le fichier que vous avez téléchargé
   
6. Cliquez sur Installer maintenant
   
7. Lorsque l'installation est terminée, cliquez sur Activer

Application de la configuration par défaut

Lorsqu'elle est activée, l'extension MemberMouse PDF Receipts ne commence pas immédiatement à envoyer vos reçus. Vous devez d'abord configurer l'extension pour qu'elle commence à fonctionner. Vous pouvez accéder au panneau de configuration en cliquant sur Configurer dans la liste des plugins de votre site, ou en sélectionnant MM PDF Reçus dans la colonne de gauche.

Il y a deux sections : Configuration PDF et Modèle de courrier électronique. Les paramètres par défaut sont inclus pour les deux, et vous pouvez pré-remplir les champs de configuration en cliquant sur le bouton Définir la valeur par défaut... en haut de chaque section. Vous pouvez alors modifier la section comme vous le souhaitez, mais notez que vous devrez cliquer sur le bouton Économiser au bas de la section pour appliquer vos modifications.

Vous pouvez également activer l'extension immédiatement avec les valeurs par défaut en cliquant sur chacun des boutons Utiliser les options par défaut... dans l'en-tête :

Chaque lien applique et enregistre simultanément les valeurs par défaut de sa section. Une fois la configuration appliquée, l'extension devient active et commence immédiatement à envoyer des reçus en réponse aux événements de paiement initial et de refacturation.

Configuration du fichier PDF

Cette section vous permet de personnaliser une partie du contenu du fichier PDF généré. Le HTML de base est pris en charge.

Informations sur les entreprises

Les Informations sur les entreprises sont les champs dans lesquels vous pouvez indiquer les coordonnées de votre entreprise. Celles-ci seront centrées et affichées en haut du fichier PDF, et le reçu généré automatiquement sera placé en dessous. Notez que le format HTML <br/> sont nécessaires après chaque ligne d'une adresse multiligne.

Étiquette de la taxe professionnelle et Numéro d'identification fiscale de l'entreprise sont des champs facultatifs qui n'apparaîtront que s'ils sont saisis.

Paramètres de conception

Les Paramètres de conception vous permet d'ajouter un logo ou une image en haut de la pièce jointe au PDF. Ce logo ou cette image sera situé au-dessus des informations sur l'entreprise que vous avez remplies dans la section précédente.

Dans le cadre de la Logo/image d'en-tête vous générerez un URI de données pour votre logo et le collerez dans le champ prévu à cet effet. 

Pour ce faire, cliquez sur le lien Générer un URI de données (https://ezgif.com/image-to-datauri) et suivez les étapes simples fournies pour créer l'URI de données. 

1. Cliquez sur "Choisir un fichier" pour localiser l'image que vous souhaitez télécharger, puis sélectionnez "Télécharger".

2. Après le téléchargement, sélectionnez "Rien" dans l'écran d'accueil. Inclure des étiquettes pour et cliquez sur "Generate Data URI".

3. Cliquez sur "Sélectionner tout" pour sélectionner tout le texte de la case "Code URI des données de sortie". Copiez ce texte.

4. Retournez à l'interface de PDF Receipts Plugin et collez le code dans le champ prévu à cet effet.

Si, après avoir prévisualisé l'image, vous souhaitez la redimensionner. Ce même site peut être utilisé pour la redimensionner : https://ezgif.com/resize

Les Alignement du logo et de l'image de l'en-tête permet de choisir l'emplacement du logo.

Les Couleur de la bordure vous permet de choisir la couleur de la ligne qui sépare l'image du logo des informations commerciales dans la section En-tête. Si vous ne souhaitez pas qu'une ligne apparaisse, vous pouvez choisir la couleur blanche (#ffff). 

Pied de page de la facture

Les Pied de page de la facture se compose de deux zones. Si ces zones sont vides, cette partie du reçu sera laissée en blanc.

Domaine 1 apparaît immédiatement sous la facture et est aligné par défaut sur le côté gauche du document, comme un paragraphe normal. Il est utile pour les informations de contact, les clauses de non-responsabilité, les déclarations relatives à la facturation, etc. 

Domaine 2 est centré et s'affiche au bas du document. Il est utile pour une signature finale ou un slogan. 

Détails de facturation personnalisés

Les Détails de facturation saisis manuellement est une section facultative que vous utiliserez pour inclure les détails de facturation personnalisés d'un membre dans la zone "Facturer à" du reçu. 

Les informations standard affichées sont le nom, l'adresse électronique et l'adresse de facturation (le cas échéant). Toutefois, il peut être souhaitable d'afficher d'autres informations ou des informations complémentaires, par exemple si vos membres doivent inclure un numéro de TVA ou un numéro d'identification fiscale dans leurs coordonnées de facturation.

Pour utiliser cette section, vous devez d'abord disposer d'un espace où vos membres peuvent ajouter ces informations personnalisées. Cela se fait par l'intermédiaire de Champs personnalisés de MemberMouse. Vous pouvez créer un "texte descriptif". champ personnalisé et choisissez l'option 'Afficher sur la page Mon compte' pour collecter ces informations. 

Ensuite, si vous sélectionnez ce champ personnalisé dans le menu déroulant de cette section, l'extension utilisera cette information sur le reçu. à la place de le nom, l'adresse électronique et l'adresse de facturation de la commande. 

Il devra donc être clair pour vos membres qu'ils doivent inclure toutes leurs informations dans le champ personnalisé, tel qu'ils souhaitent le voir apparaître sur leur reçu.

Lorsque vous avez personnalisé le modèle à votre convenance, cliquez sur Enregistrer la configuration du PDF.

Les paramètres par défaut génèrent le contenu suivant :

Configuration du modèle de courrier électronique

Votre facture PDF sera envoyée sous forme de pièce jointe à un e-mail. Dans cette section, vous pouvez définir l'e-mail auquel l'extension joindra le fichier. Si vous avez déjà créé un e-mail Notification pushVous trouverez ce processus familier. Le langage HTML est pris en charge. Pour faciliter la composition, les caractères de nouvelle ligne sont automatiquement traduits en sauts de ligne HTML.

"Adresse "From

Les De liste déroulante vous permet de définir l'adresse électronique à partir de laquelle l'e-mail sera envoyé. Vous pouvez choisir l'une de vos Comptes des employésSi vous souhaitez que l'e-mail provienne d'une adresse qui ne figure pas dans la liste, vous pouvez cliquer sur Gérer les employés et Créer un compte d'employé.

"Adresse "CC

Les CC est une section facultative qui vous permet d'ajouter un destinataire en copie pour le courriel de réception. Si cette option n'est pas configurée ou s'il n'y a pas d'informations "cc" disponibles pour le compte, l'e-mail de réception sera envoyé uniquement à l'adresse e-mail associée au compte du membre.

Pour utiliser cette section, vous devez créer un "texte court". champ personnalisé pour contenir les informations supplémentaires relatives à l'adresse électronique. Sélectionnez ensuite ce champ personnalisé dans le menu déroulant de cette section.

Vous pouvez alors choisir ajoutez ceci directement sur votre site, comme sur la page Mon compteafin que vos membres puissent ajouter les informations eux-mêmes. Vous pouvez également ajouter les informations manuellement, au fur et à mesure des besoins, en vous rendant dans la rubrique Détails du membre > Champs personnalisés tabulation.

Ligne d'objet et texte de l'e-mail

Dans les deux sections suivantes, vous pouvez rédiger l'objet et le corps du message. Par défaut, notre Le modèle de reçu de commande est pré-rempli. Notez l'utilisation de SmartTags™ pour insérer dynamiquement des informations sur le membre et la commande.

Lorsque vous êtes satisfait de l'e-mail, cliquez sur Enregistrer le modèle d'e-mail.

Les paramètres par défaut génèrent un courrier électronique qui ressemble à celui-ci :

Utilisation de SmartTags™ dans le modèle d'e-mail

Une variété de SmartTags™ sont prises en charge pour le contenu dynamique :

Lien vers le contenu Lien vers la page principale Lien membre Lien d'achat

Données de contenu Données des champs personnalisés Données sur les employés Données des membres Données de commande

Décision d'accès Décision des membres Décision de l'Ordre

Lorsque MemberMouse envoie le courrier électronique, Lien et Données Les SmartTags™ sont automatiquement remplacés par des informations appropriées pour votre site, ou pour le membre destinataire.

Vous pouvez entourer des sections de votre courrier électronique avec Décision SmartTags™ pour contrôler si le contenu qu'il contient sera envoyé ou non.

Il convient de noter que le Lien vers le contenu, Données de contenuet Décision d'accès Les SmartTags™ nécessitent que vous fournissiez l'identifiant d'une page ou d'un message particulier.

Test de l'extension

Une fois que vous avez configuré le contenu du PDF et le modèle d'e-mail, vous remarquerez que l'en-tête change pour indiquer que l'extension est active et affiche des onglets supplémentaires. Envoyer le test, Renvoyer l'accusé de réception, Info et Aide.




Il est recommandé de visualiser les résultats en vous envoyant une facture test. Vous pouvez le faire en allant sur la page Onglet Envoyer le test et en saisissant votre adresse électronique dans le champ de saisie. Cliquez ensuite sur Envoyer le test.

Les informations nécessaires à la création de l'e-mail et du pdf de test sont tirées de la dernière commande passée.

Les courriels sont envoyés à l'aide de la fonctionnalité standard de WordPress. Si le message n'est pas reçu ou se retrouve dans votre dossier spam, cela est généralement dû à des problèmes avec les services de messagerie offerts par votre fournisseur d'hébergement. Veuillez consulter notre article sur Les courriels ne sont pas envoyés pour plus d'informations, et envisagez d'installer un plugin tiers pour améliorer la délivrabilité des courriels.

Renvoyer un reçu

Il peut arriver qu'un membre vous demande d'envoyer une copie d'un ancien reçu. Cette section vous permet d'effectuer une recherche dans l'historique des commandes et d'envoyer un reçu pour toute transaction passée.

Dans l'interface, vous introduire le numéro d'ordre associé à la transaction qui nécessite l'envoi d'un duplicata de reçu.

Si vous ne connaissez pas le numéro de commande, cliquez sur le bouton Bouton "Consulter l'ordre # ouvrira le Parcourir les transactions afin que vous puissiez localiser ce numéro.

Une fois que vous avez saisi le numéro de commande, cliquez sur Aperçu pour confirmer les informations envoyées et leur destinataire.

L'aperçu affiche les informations relatives au destinataire, vous permet de saisir une adresse électronique "cc" supplémentaire et affiche les informations de base relatives à la commande. Une fois que vous êtes sûr qu'il s'agit de la bonne transaction pour le reçu que vous souhaitez envoyer, cliquez sur Confirmer et envoyer le reçu.

Lorsque vous renvoyez un reçu, il est enregistré dans le fichier Journal d'activité pour le membre associé, de la même manière qu'un accusé de réception envoyé est enregistré.

Prise en charge de la traduction des éléments de réception PDF

Le plugin MemberMouse PDF Receipts est livré avec une prise en charge de la traduction par défaut pour les langues suivantes :

Allemand, français, hongrois, espagnol, espagnol mexicain et portugais brésilien.

Cela signifie que si vous avez sélectionné l'une de ces langues dans l'interface de WordPress Paramètres généraux > Langue du site les en-têtes des PDF que vous envoyez (tels que "Date Paid" et "Order Number") seront traduits dans cette langue.

Si vous souhaitez modifier ces traductions standard, changer le texte des en-têtes ou les traduire dans une autre langue, vous devez suivre les étapes énumérées dans la rubrique Traduire MemberMouse - Basic article. La seule différence est que lorsque vous choisissez le plugin à modifier, vous choisissez "MemberMouse PDF Receipts" et non "MemberMouse".