Conozca la Asociación Americana de Entrenadores de Natación: Cómo un equipo de 10 personas atiende a más de 10.000 socios al año

Una de las cosas más bonitas de los sitios de afiliación y suscripción es que pueden diseñarse y adaptarse perfectamente a las necesidades, deseos y capacidades de la persona o el equipo que, en última instancia, gestionará el sitio.

Hace poco tratamos este tema en nuestro podcast con Ryan Murray. Él se refiere a este proceso como "crear una empresa que pueda y realmente quiera dirigir."

Si usted es un empresario en solitario o propietario de una pequeña empresa, crear un sitio de afiliación podría ser tan sencillo como proteger algunas páginas de su sitio web que alberguen contenido exclusivo, como un curso de vídeo o un foro comunitario privado.

Pero para algunas empresas y organizaciones, sus necesidades son mucho mayores y más complejas. En lugar de crear un nivel de afiliación que dé acceso a algunos contenidos exclusivos, una gran organización puede necesitar una docena, todos ellos con derechos de acceso y privilegios de miembro únicos.

Supongamos ahora que una gran organización como ésta necesita vender algo más que afiliaciones, como cursos de formación independientes, entradas para eventos y conferencias durante todo el año, libros, ropa y mucho más. A menos que cuente con planes y sistemas inteligentes y estratégicos, las cosas podrían enredarse y desordenarse rápidamente.

Bueno, esa era la situación exacta que el Asociación Americana de Entrenadores de Natación (ASCA) se enfrentó hace menos de un año. Es una gran organización internacional con muchas ofertas diferentes. Tras años gestionando toda su organización de miembros a través de su sitio web, sus procesos se volvieron engorrosos, tediosos y lentos.

Nos sentamos con su Director Digital, Kyle Mills, y descubrimos cómo han revolucionado por completo el funcionamiento de su organización de socios aprovechando potentes herramientas y creando sistemas inteligentes en cada etapa del viaje de sus socios.

Quédate con nosotros y aprende:

• Cómo un equipo de 10 personas atiende cada año a más de 10.000 afiliados de todo el mundo
• Cómo pasaron de una solución "pegada con cinta aislante" a un sistema perfeccionado
• Cómo vender afiliaciones y cursos en el mismo sitio web
• Consejos para integrar MemberMouse con WooCommerce
• Sus mejores consejos y trucos para gestionar un gran sitio web de socios
• Y mucho más.

¿Listo para sumergirte? (sin juego de palabras... 😉)
 

Conozca la Asociación Americana de Entrenadores de Natación

Si alguna vez ha tomado clases de natación, ha estado en un equipo de natación o incluso ha pisado una piscina o un centro acuático, es muy probable que se haya encontrado con un entrenador de natación certificado por la ASCA. La Asociación Americana de Entrenadores de Natación se fundó en 1956 y lleva más de 60 años certificando con éxito a entrenadores de natación de talla mundial. Son líderes en la comunidad internacional de la natación y proporcionan el "estándar de oro" de la educación, la formación y la certificación de los entrenadores de natación de todo el mundo.

Cada año, la ASCA atiende a más de 10.000 miembros. Su afiliación incluye el acceso exclusivo a 18 publicaciones anuales, entre ellas el boletín mensual de la ASCA, la revista bimensual de la ASCA, el Journal of Swimming Research, revisado por expertos, y SwimAmerica.

Los miembros de la ASCA tienen acceso al más alto nivel de formación y certificación centrado en temas como la forma y la técnica de natación, la formación fisiológica, el liderazgo y la administración de empresas de natación. Una vez que alguien se convierte en instructor de natación certificado por la ASCA, puede impartir clases en piscinas y centros acuáticos e incluso fundar su propia escuela de natación.

Además de sus programas de certificación y publicaciones, la ASCA organiza cursos de natación durante todo el año en todos los continentes del mundo (menos la Antártida...) y organiza una vez al año un clinic mundial de natación de una semana de duración con más de 50 ponentes, cientos de expositores y miles de entrenadores.

Cómo está configurado el sitio web para miembros de ASCA

La ASCA gestiona todo su programa de afiliación, desde la inscripción hasta la certificación, a través de su sitio web. Ofrecen ocho niveles de afiliación diferentes, que incluyen afiliación anual y vitalicia. Tienen cuatro niveles de afiliación para entrenadores estadounidenses y cuatro niveles para entrenadores internacionales.

Cada uno de estos niveles de afiliación tiene un precio diferente y sus propias ventajas y atributos. Su sitio web está configurado para que sus miembros puedan encontrar fácilmente el nivel de afiliación que mejor se adapte a sus necesidades y obtener la formación y las certificaciones que necesiten.

He aquí un rápido vistazo a la forma en que tienen configurado su sitio de afiliación:

Página de inscripción

Página de acceso

Una vez que un miembro se registra, obtiene acceso a todos los contenidos exclusivos asociados a su nivel de afiliación.

Esto es lo que hay detrás del muro de pago:

• Página de miembros: Los miembros tienen acceso inmediato a las publicaciones de ASCA
• Página Mi Cuenta: los miembros pueden ver los niveles de certificación que han completado y gestionar sus cuentas
• Cursos de certificación sólo son accesibles para los afiliados y pueden iniciarse inmediatamente

Una vez que alguien se inscribe y se convierte en miembro, puede comenzar inmediatamente el proceso de obtener la certificación de entrenador de natación ASCA. En total, hay 5 niveles diferentes de certificación que un entrenador puede completar.

Además de las ocho afiliaciones anuales y vitalicias diferentes que ofrece la ASCA, también venden sus cursos de certificación de entrenadores de natación mediante un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) y una amplia variedad de artículos independientes en su tienda online con una herramienta de comercio electrónico para WordPress.

Más adelante explicaremos cómo lo hacen (con consejos prácticos y trucos que puede aplicar a su propio sitio web).

Pero primero, tenemos que rebobinar un poco la cinta. Todo lo que acabas de ver es la "foto del después" del sitio web de la ASCA. Echemos un vistazo a cómo era la vida para la ASCA antes de que actualizaran su sitio de membresía.

El reto: Sistemas manuales y procesos "encintados

Como puede ver, la Asociación Americana de Entrenadores de Natación es una organización compleja con mucho de piezas móviles. La afiliación es el núcleo de su actividad diaria, y atender las necesidades de más de 10.000 personas distintas cada año no es tarea fácil.

El reto al que se enfrentaban antes de encontrar MemberMouse era que todas sus solicitudes de afiliación y registros tenían que ser introducidos manualmente y gestionados por alguien de su equipo de afiliación.

A pesar de que un nuevo miembro potencial podía entrar en su sitio web, registrarse y comprar una membresía de ASCA utilizando un formulario estándar de WordPress, significaba que un empleado de ASCA en el otro extremo tendría que encargarse personalmente de todo. Recibían un correo electrónico, revisaban la solicitud, verificaban el pago y luego manualmente introducir el nuevo miembro en una base de datos personalizada.

Fue un proceso tedioso y largo.

Uno de los principales problemas que se plantean constantemente en la ASCA es que la antigua forma manual de hacer las cosas impide que los miembros se afilien rápidamente. Por ejemplo, si alguien necesitaba acceso rápido a formación y certificación y enviaba su solicitud de afiliación un viernes, lo más probable es que su solicitud no se revisara y aprobara hasta el mediodía del lunes.

Cuando hablamos con el equipo de la ASCA, nos contaron que durante su conferencia mundial anual de natación tenían que suspender todas las inscripciones de nuevos miembros porque todo el personal estaba fuera de la oficina asistiendo al evento. Pusieron un banner desplegable en la parte superior del sitio web anunciándolo. Obviamente, esto no es lo ideal para un negocio basado en los miembros por muchas razones. A menos que tengas una razón estratégica para cerrar la afiliación, siempre querrás mantener las puertas abiertas para que entren nuevos miembros.

Pero todo esto fue antes de que la ASCA descubriera una forma mejor de gestionar las piezas móviles de su organización de miembros. Veamos cómo arreglaron las cosas.

La solución: Sistemas de afiliación inteligentes

Este proceso de gestión de los miembros, lento y laborioso, fue lo que llevó a la ASCA a buscar una forma mejor de gestionar la afiliación.

Ya habían creado su sitio web con WordPress y no querían abandonar la plataforma. Así que empezaron a buscar una herramienta que pudiera ayudarles a gestionar la afiliación de más de 10.000 entrenadores de natación de todo el mundo.

Necesitaban una plataforma que pudiera ofrecer una amplia variedad de cosas como:

• Facturación anual de la afiliación
• Protección de contenidos para cursos de certificación
• Acceso exclusivo a sus publicaciones
• Un área de miembros personalizable
• Métricas de negocio e informes
• Y no se rompería bajo el peso de más de 10.000 miembros

Su búsqueda de una herramienta que pudiera satisfacer las necesidades de su organización fue lo que les llevó a MemberMouse. Cumplía todos los requisitos y les ayudaría a automatizar muchas de las tareas repetitivas y lentas que robaban el valioso tiempo de su personal. A partir de ahí, el equipo de ASCA se inscribió en MemberMouse, lo instaló y configuró en su sitio web, y empezó a configurar sus páginas protegidas y el contenido para sus miembros.

Los resultados: Una experiencia sin fisuras para los socios

Ahora, todo lo relacionado con la afiliación se realiza automáticamente a través de MemberMouse. Las páginas de registro e inicio de sesión que le mostramos anteriormente están todas configuradas con MemberMouse. Los entrenadores de natación de todo el mundo pueden inscribirse, realizar el pago y comenzar el proceso de certificación en cuestión de minutos, en lugar de días.

La ASCA ha automatizado con éxito numerosos procesos y elementos repetitivos (los trataremos más adelante en este post) que solían ser tareas manuales para alguien del departamento de afiliación. Esto ha liberado mucho tiempo para su equipo y les ha permitido centrar sus esfuerzos en un trabajo más importante e impactante.

Y lo mejor de todo es que a sus miembros les encanta la nueva experiencia de afiliación que ahora pueden tener en el sitio web de ASCA. Ya no necesitan crear banners desplegables para avisar a los posibles miembros de que están fuera de la oficina. Las inscripciones de nuevos socios continúan automáticamente incluso cuando todo el mundo está fuera.

Uso de MemberMouse con un sistema de gestión del aprendizaje

¿Recuerda que hablamos de cómo la ASCA vende tanto afiliaciones como cursos en su sitio web? Lo hacen combinando la capacidad de protección de contenidos de MemberMouse con la funcionalidad específica de un sistema de gestión del aprendizaje. Utilizan una herramienta de gestión del aprendizaje llamada Sensei para gestionar todos los cursos de certificación que ofrecen.

MemberMouse controla los permisos de acceso a cada una de las páginas del curso y Sensei se encarga de los vídeos y las pruebas necesarias para cada nivel de certificación. Estas páginas de cursos sólo son accesibles para los miembros activos que los han adquirido cuando están conectados a su cuenta de miembro.

Este es el aspecto de su página de producto para el nivel uno de su programa de certificación:

Este es un ejemplo fantástico de cómo puede utilizar una plataforma de afiliación y un sistema de gestión del aprendizaje para vender afiliaciones recurrentes y cursos independientes. Si está pensando en vender tanto afiliaciones como cursos en su propio sitio de afiliación, MemberMouse y las herramientas de gestión del aprendizaje son socios perfectos para una "carrera de relevos".

Natación sincronizada: MemberMouse & WooCommerce

Además de la afiliación y los cursos de certificación, la ASCA también vende docenas de productos independientes, como ropa, premios, libros, DVD, equipamiento y mucho más. Aunque MemberMouse gestiona todo el acceso a contenidos y la protección de páginas para sus miembros, utilizan WooCommerce para vender todos los artículos independientes que ofrecen.

Uno de los beneficios asociados con la membresía ASCA es un descuento general en todos los productos de la tienda ASCA. Kyle generosamente compartió la forma de lograr esto (o algo similar) en su propio sitio de membresía.

Si desea extender un descuento especial en compras independientes para sus miembros, puede lograrlo utilizando el poder de los roles de usuario de WordPress. Así es como se ve en el sitio web de ASCA:

Cuando un nuevo miembro se inscribe en la ASCA, tienen un sistema que asigna a los miembros un estado del usuario abonado en WordPress.

Entonces tienen una regla configurada en WooCommerce que aplica un descuento estándar a todos los productos de su tienda sólo para suscriptores. Así, cuando un miembro de ASCA va a comprar un producto independiente en la tienda del sitio web, se aplica el descuento, ya que está categorizado como suscriptor. abonado.

Este descuento no se aplica a las personas que no son miembros porque no tienen el estado de usuario suscriptor establecido como su rol de usuario de WordPress. Esta es una gran ventaja para los miembros y las automatizaciones que ahora han establecido con MemberMouse y WooCommerce hace que sea fácil de lograr de forma automática. ¿Nos atrevemos a decir que MemberMouse y WooCommerce formarían el mejor equipo de natación sincronizada?

Trucos y consejos para gestionar un sitio web de afiliación complejo

Dado que la ASCA atiende a tantos miembros, le pedimos a Kyle que compartiera algunas de las mejores prácticas que han puesto en práctica para que todo funcione sin problemas en su sitio web de miembros. Aquí hay cuatro áreas que han tenido un gran impacto en las operaciones diarias para el sitio de membresía de la ASCA:

Paquete de informes

El informe de ingresos medios mensuales es una de las herramientas más útiles a las que tiene acceso ASCA. Dado que venden principalmente afiliaciones anuales, el informe de ingresos medios mensuales les ayuda a comprender cuántas refacturaciones pueden esperar cada mes, cuáles serán sus tasas de rotación y retención, y les ayuda a predecir con precisión sus ingresos a lo largo del año.

Notificaciones Push

La ASCA utiliza la potente herramienta de MemberMouse Notificación Push sistema. Utilizan notificaciones push para enviar a sus afiliados recordatorios de pago de facturas, correos electrónicos de pago recibido y mensajes de bienvenida en función de sus 8 niveles de afiliación diferentes.

Marketing por correo electrónico

Integración de MemberMouse con Mailchimp ha facilitado enormemente todos sus esfuerzos de marketing por correo electrónico. La ASCA tiene su cuenta de Mailchimp sincronizada con MemberMouse. Ahora, cada vez que un nuevo miembro se registra, se añade automáticamente a la lista de correo correcta dentro de Mailchimp.

Este es otro ejemplo de una tarea que solía ser un proceso manual para la ASCA. Una vez al mes, alguien del departamento de afiliación iba y añadía a su lista de correo todos los nuevos miembros de la anterior. Ahora, MemberMouse añade automáticamente y en tiempo real todos los nuevos miembros a esas listas.

Campos personalizados

Algo que solicitaron repetidamente los miembros de la ASCA fue la posibilidad de ver los distintos niveles de certificación que han conseguido en sus páginas "Mi cuenta". Kyle y el equipo de la ASCA utilizan Campos personalizados para lograrlo. Rellenan una tabla en la página "Mi cuenta" de los miembros que muestra dinámicamente las distintas certificaciones que han conseguido sus miembros. Ahora, cada vez que un entrenador entra en su cuenta, puede ver qué niveles de certificación ha completado y qué niveles le quedan por completar.

Conclusión

Esto es todo por ahora. Caso de éxito de un cliente. Esperamos que haya disfrutado de este artículo, que le haya resultado inspirador y educativo, y que no le hayan molestado los chistes cursis sobre natación que hemos hecho a lo largo del post. (no pudimos evitar nosotros mismos...). Nos encanta ver las diferentes aplicaciones que la gente, las empresas y las organizaciones encuentran para MemberMouse.

Si ha tenido éxito creando un sitio de afiliación optimizado con MemberMouse, ¡nos encantaría conocer su historia! Participa en la sección de comentarios y cuéntanoslo todo.

Hasta la próxima, permanezca atento a la Blog de MemberMouse para obtener recursos útiles sobre la creación de sitios de afiliación y suscripción potentes y rentables. Y si aún no has echado un vistazo al podcast que lanzamos el año pasado, puedes ver todos los episodios que hemos grabado aquí.

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