Envoyer des reçus PDF automatisés et personnalisables aux membres

Le format PDF est un format de document populaire qui offre une expérience d'affichage cohérente sur de nombreuses plates-formes. Nous avons créé un module complémentaire pour MemberMouse qui envoie des reçus par courrier électronique à vos membres avec un reçu PDF standard en pièce jointe, ce qui leur permet de conserver facilement des copies pour leurs dossiers.

This plugin allows you to draft a billing receipt email with PDF attachment that is sent to members when initial and rebill payments are received. You can customize the Header and Footer(s) on the attached PDF. You can also allow your members to add custom billing details to the receipt and choose to ‘cc’ an additional recipient. There is functionality to resend a previous receipt and translation support. You’ll find documentation for all these elements in this article.

Exigences du plugin

MemberMouse 2.4.0 ou une version ultérieure est nécessaire pour utiliser cette extension.

The plugin also requires some additional server software components. Typically, these options are included with most hosting, but if you find that other site emails (like welcome emails) are being received but PDF receipts are not (after checking the SPAM folder), ask your host to verify that the following versions/extensions are active on your server.

• PHP 7.1+ is required.
  
• PHP dom
  
• Mbstring
  
• GD
  
• Il est également recommandé d'utiliser Imagick ou Gmagick.

Installation du plugin

1. Click here to download the latest version of Reçus PDF de MemberMouse
   
2. Ouvrez votre panneau d'administration WordPress
   
3. Dans la colonne de gauche, sélectionnez Plugins > Ajouter un nouveau
   
4. Cliquez sur le bouton Télécharger le plugin en haut de l'écran
   
5. Cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez le fichier que vous avez téléchargé
   
6. Cliquez sur Installer maintenant
   
7. Lorsque l'installation est terminée, cliquez sur Activer

Application de la configuration par défaut

Lorsqu'elle est activée, l'extension MemberMouse PDF Receipts ne commence pas immédiatement à envoyer vos reçus. Vous devez d'abord configurer l'extension pour qu'elle commence à fonctionner. Vous pouvez accéder au panneau de configuration en cliquant sur Configurer dans la liste des plugins de votre site, ou en sélectionnant MM PDF Reçus dans la colonne de gauche.

Il y a deux sections : Configuration PDF et Modèle de courrier électronique. Les paramètres par défaut sont inclus pour les deux, et vous pouvez pré-remplir les champs de configuration en cliquant sur le bouton Définir la valeur par défaut... en haut de chaque section. Vous pouvez alors modifier la section comme vous le souhaitez, mais notez que vous devrez cliquer sur le bouton Économiser au bas de la section pour appliquer vos modifications.

Vous pouvez également activer l'extension immédiatement avec les valeurs par défaut en cliquant sur chacun des boutons Utiliser les options par défaut... dans l'en-tête :

Chaque lien applique et enregistre simultanément les valeurs par défaut de sa section. Une fois la configuration appliquée, l'extension devient active et commence immédiatement à envoyer des reçus en réponse aux événements de paiement initial et de refacturation.

Configuration du fichier PDF

Cette section vous permet de personnaliser une partie du contenu du fichier PDF généré. Le HTML de base est pris en charge.

Informations sur les entreprises

Les Informations sur les entreprises fields are where you would place your company’s business details. These will be centered and displayed at the top of the PDF file, and the automatically generated receipt is placed in underneath. Note that HTML <br/> sont nécessaires après chaque ligne d'une adresse multiligne.

Étiquette de la taxe professionnelle et Numéro d'identification fiscale de l'entreprise sont des champs facultatifs qui n'apparaîtront que s'ils sont saisis.

Paramètres de conception

Les Paramètres de conception vous permet d'ajouter un logo ou une image en haut de la pièce jointe au PDF. Ce logo ou cette image sera situé au-dessus des informations sur l'entreprise que vous avez remplies dans la section précédente.

Dans le cadre de la Logo/image d'en-tête area, you’ll generate a Data URI for your logo and paste it into the field provided. 

Pour ce faire, cliquez sur le lien Générer un URI de données (https://ezgif.com/image-to-datauri) et suivez les étapes simples fournies pour créer l'URI de données. 

1. Click ‘Choose File’ to locate the image you want to upload, and then select ‘Upload’.

2. After uploading, select ‘Nothing’ from the Inclure des étiquettes pour dropdown menu and click on ‘Generate Data URI’.

3. Click ‘Select All’ to select all the text in the ‘Output Data URI code’ box. Copy that text.

4. Retournez à l'interface de PDF Receipts Plugin et collez le code dans le champ prévu à cet effet.

Si, après avoir prévisualisé l'image, vous souhaitez la redimensionner. Ce même site peut être utilisé pour la redimensionner : https://ezgif.com/resize

Les Alignement du logo et de l'image de l'en-tête permet de choisir l'emplacement du logo.

Les Couleur de la bordure vous permet de choisir la couleur de la ligne qui sépare l'image du logo des informations commerciales dans la section En-tête. Si vous ne souhaitez pas qu'une ligne apparaisse, vous pouvez choisir la couleur blanche (#ffff). 

Pied de page de la facture

Les Pied de page de la facture se compose de deux zones. Si ces zones sont vides, cette partie du reçu sera laissée en blanc.

Domaine 1 apparaît immédiatement sous la facture et est aligné par défaut sur le côté gauche du document, comme un paragraphe normal. Il est utile pour les informations de contact, les clauses de non-responsabilité, les déclarations relatives à la facturation, etc. 

Domaine 2 est centré et s'affiche au bas du document. Il est utile pour une signature finale ou un slogan. 

Détails de facturation personnalisés

Les Détails de facturation saisis manuellement is an optional section that you would use to include a member’s custom billing details in the ‘Bill To’ area of the receipt. 

Les informations standard affichées sont le nom, l'adresse électronique et l'adresse de facturation (le cas échéant). Toutefois, il peut être souhaitable d'afficher d'autres informations ou des informations complémentaires, par exemple si vos membres doivent inclure un numéro de TVA ou un numéro d'identification fiscale dans leurs coordonnées de facturation.

In order to use this section, you’ll first need to have a space where your members can add that custom information. This is done through Champs personnalisés de MemberMouse. Vous pouvez create a ‘Long Text’ champ personnalisé et choisissez l'option 'Afficher sur la page Mon compte' pour collecter ces informations. 

Ensuite, si vous sélectionnez ce champ personnalisé dans le menu déroulant de cette section, l'extension utilisera cette information sur le reçu. à la place de le nom, l'adresse électronique et l'adresse de facturation de la commande. 

Il devra donc être clair pour vos membres qu'ils doivent inclure toutes leurs informations in the Custom Field, just as they’d like it displayed on their receipt.

Lorsque vous avez personnalisé le modèle à votre convenance, cliquez sur Enregistrer la configuration du PDF.

Les paramètres par défaut génèrent le contenu suivant :

Configuration du modèle de courrier électronique

Votre facture PDF sera envoyée sous forme de pièce jointe à un e-mail. Dans cette section, vous pouvez définir l'e-mail auquel l'extension joindra le fichier. Si vous avez déjà créé un e-mail Notification pushVous trouverez ce processus familier. Le langage HTML est pris en charge. Pour faciliter la composition, les caractères de nouvelle ligne sont automatiquement traduits en sauts de ligne HTML.

"Adresse "From

Les De liste déroulante vous permet de définir l'adresse électronique à partir de laquelle l'e-mail sera envoyé. Vous pouvez choisir l'une de vos Comptes des employés, and if you’d like the email to come from an address that is not listed, you can click Gérer les employés et Créer un compte d'employé.

"Adresse "CC

Les ‘CC’ area is an optional section that allows you to add a cc’d recipient for the receipt email. If this is not configured or if there is no ‘cc’ information available for the account, then the email receipt will be sent only to the email address associated with the member account.

In order to use this section, you’ll need to create a ‘Short Text’ champ personnalisé pour contenir les informations supplémentaires relatives à l'adresse électronique. Sélectionnez ensuite ce champ personnalisé dans le menu déroulant de cette section.

Vous pouvez alors choisir ajoutez ceci directement sur votre site, comme sur la page Mon compteafin que vos membres puissent ajouter les informations eux-mêmes. Vous pouvez également ajouter les informations manuellement, au fur et à mesure des besoins, en vous rendant dans la rubrique Détails du membre > Champs personnalisés tabulation.

Ligne d'objet et texte de l'e-mail

Dans les deux sections suivantes, vous pouvez rédiger l'objet et le corps du message. Par défaut, notre Le modèle de reçu de commande est pré-rempli. Notez l'utilisation de SmartTags™ pour insérer dynamiquement des informations sur le membre et la commande.

Lorsque vous êtes satisfait de l'e-mail, cliquez sur Enregistrer le modèle d'e-mail.

Les paramètres par défaut génèrent un courrier électronique qui ressemble à celui-ci :

Utilisation de SmartTags™ dans le modèle d'e-mail

Une variété de SmartTags™ sont prises en charge pour le contenu dynamique :

Lien vers le contenu Lien vers la page principale Lien membre Lien d'achat

Données de contenu Données des champs personnalisés Données sur les employés Données des membres Données de commande

Décision d'accès Décision des membres Décision de l'Ordre

Lorsque MemberMouse envoie le courrier électronique, Lien et Données Les SmartTags™ sont automatiquement remplacés par des informations appropriées pour votre site, ou pour le membre destinataire.

Vous pouvez entourer des sections de votre courrier électronique avec Décision SmartTags™ pour contrôler si le contenu qu'il contient sera envoyé ou non.

Il convient de noter que le Lien vers le contenu, Données de contenuet Décision d'accès Les SmartTags™ nécessitent que vous fournissiez l'identifiant d'une page ou d'un message particulier.

Test de l'extension

Once you’ve configured the PDF Content and Email Template, you’ll notice that the header changes to indicate that the extension is active and displays additional tabs – Envoyer le test, Renvoyer l'accusé de réception, Info et Aide.




It’s recommended that you preview the results by sending yourself a test invoice. You can do this by going to the Onglet Envoyer le test et en saisissant votre adresse électronique dans le champ de saisie. Cliquez ensuite sur Envoyer le test.

Les informations nécessaires à la création de l'e-mail et du pdf de test sont tirées de la dernière commande passée.

Emails are sent using standard WordPress functionality, so if the message is not received, or ends up in your spam folder, it’s typically due to issues with the email services offered by your hosting provider. Please see our article on Les courriels ne sont pas envoyés pour plus d'informations, et envisagez d'installer un plugin tiers pour améliorer la délivrabilité des courriels.

Renvoyer un reçu

Il peut arriver qu'un membre vous demande d'envoyer une copie d'un ancien reçu. Cette section vous permet d'effectuer une recherche dans l'historique des commandes et d'envoyer un reçu pour toute transaction passée.

In the interface, you’ll introduire le numéro d'ordre associé à la transaction qui nécessite l'envoi d'un duplicata de reçu.

Si vous ne connaissez pas le numéro de commande, cliquez sur le bouton ‘Lookup Order #’ button ouvrira le Parcourir les transactions afin que vous puissiez localiser ce numéro.

Once you’ve entered the Order Number, cliquez sur Aperçu to confirm the information that’s being sent and to whom.

The preview will show the Recipient Information, allow you to enter an additional ‘cc’ email address and display the basic Order Information. Once you’re sure this is the correct transaction for the receipt you want to send, click on Confirm & Send Receipt.

Lorsque vous renvoyez un reçu, il est enregistré dans le fichier Journal d'activité pour le membre associé, de la même manière qu'un accusé de réception envoyé est enregistré.

Prise en charge de la traduction des éléments de réception PDF

Le plugin MemberMouse PDF Receipts est livré avec une prise en charge de la traduction par défaut pour les langues suivantes :

Allemand, français, hongrois, espagnol, espagnol mexicain et portugais brésilien.

Cela signifie que si vous avez sélectionné l'une de ces langues dans l'interface de WordPress Paramètres généraux > Langue du site setting, then the headers on the PDFs that you send out (such as ‘Date Paid’ and ‘Order Number’) will be translated into that language.

Si vous souhaitez modifier ces traductions standard, changer le texte des en-têtes ou les traduire dans une autre langue, vous devez suivre les étapes énumérées dans la rubrique Traduire MemberMouse - Basic article. The only difference would be that when you are choosing the plugin to alter, you would choose ‘MemberMouse PDF Receipts’ and not ‘MemberMouse’.