Automatisierte anpassbare PDF-Quittungen an Mitglieder senden

PDF ist ein beliebtes Dokumentenformat, das auf vielen Plattformen eine einheitliche Darstellung ermöglicht. Wir haben ein Add-on-Plugin für MemberMouse entwickelt, das E-Mail-Quittungen mit einer angehängten Standard-PDF-Quittung an Ihre Mitglieder sendet, damit diese Kopien für ihre Unterlagen aufbewahren können.

This plugin allows you to draft a billing receipt email with PDF attachment that is sent to members when initial and rebill payments are received. You can customize the Header and Footer(s) on the attached PDF. You can also allow your members to add custom billing details to the receipt and choose to ‘cc’ an additional recipient. There is functionality to resend a previous receipt and translation support. You’ll find documentation for all these elements in this article.

Plugin-Anforderungen

MemberMouse 2.4.0 oder höher ist erforderlich, um diese Erweiterung nutzen zu können.

The plugin also requires some additional server software components. Typically, these options are included with most hosting, but if you find that other site emails (like welcome emails) are being received but PDF receipts are not (after checking the SPAM folder), ask your host to verify that the following versions/extensions are active on your server.

• PHP 7.1+ is required.
  
• PHP-Dom
  
• Mbstring
  
• GD
  
• Empfohlen wird auch Imagick oder Gmagick

Installieren des Plugins

1. Click here to download the latest version of MemberMouse PDF-Quittungen
   
2. Öffnen Sie Ihr WordPress-Verwaltungspanel
   
3. Wählen Sie in der linken Spalte Plugins > Neu hinzufügen
   
4. Klicken Sie auf die Plugin hochladen am oberen Rand des Bildschirms
   
5. Klicken Sie auf Datei auswählen und wählen Sie die Datei, die Sie heruntergeladen haben
   
6. Klicken Sie auf Jetzt installieren
   
7. Wenn die Installation abgeschlossen ist, klicken Sie auf Aktivieren Sie

Anwenden der Standardkonfiguration

Nach der Aktivierung beginnt MemberMouse PDF Receipts nicht sofort mit dem Versand Ihrer Quittungen. Sie müssen die Erweiterung zunächst konfigurieren, damit sie funktioniert. Sie können auf das Konfigurationspanel zugreifen, indem Sie auf Konfigurieren Sie in der Liste der Plugins auf Ihrer Website, oder durch Auswahl von MM PDF Belege in der linken Spalte.

Es gibt zwei Abschnitte: PDF-Konfiguration und E-Mail-Vorlage. Für beide sind Standardeinstellungen enthalten, und Sie können die Konfigurationsfelder vorab ausfüllen, indem Sie auf die Schaltfläche Einstellen der Standard... Links am oberen Rand jedes Abschnitts. Sie können dann den Abschnitt wie gewünscht ändern, aber beachten Sie, dass Sie auf das Symbol Speichern Sie am Ende des Abschnitts, um die Änderungen zu übernehmen.

Alternativ können Sie die Erweiterung auch sofort mit den Standardeinstellungen aktivieren, indem Sie auf jedes der Felder Verwenden Sie die Standard... Links in der Kopfzeile:

Jeder Link wendet gleichzeitig die Standardeinstellungen für seinen Abschnitt an und speichert sie. Sobald die Konfiguration angewendet wurde, wird die Erweiterung aktiv und beginnt sofort mit dem Senden von Quittungen als Reaktion auf die erste Zahlung und die erneute Rechnung.

Konfigurieren der PDF-Datei

In diesem Abschnitt können Sie einige Inhalte der generierten PDF-Datei anpassen. Einfaches HTML wird unterstützt.

Geschäftliche Informationen

Die Geschäftliche Informationen fields are where you would place your company’s business details. These will be centered and displayed at the top of the PDF file, and the automatically generated receipt is placed in underneath. Note that HTML <br/> Tags sind nach jeder Zeile einer mehrzeiligen Adresse erforderlich.

Steueretikett für Unternehmen und Gewerbliche Steuer-ID sind optionale Felder, die nur erscheinen, wenn sie eingegeben werden.

Design-Einstellungen

Die Design-Einstellungen können Sie ein Logo oder ein Bild am oberen Rand des PDF-Anhangs einfügen. Dieses befindet sich über den Geschäftsinformationen, die Sie im vorherigen Abschnitt ausgefüllt haben.

In der Kopfzeile Logo/Bild area, you’ll generate a Data URI for your logo and paste it into the field provided. 

Klicken Sie dazu auf den Link zum Erzeugen eines Daten-URIs (https://ezgif.com/image-to-datauri) und folgen Sie den einfachen Schritten, um den Daten-URI zu erstellen. 

1. Click ‘Choose File’ to locate the image you want to upload, and then select ‘Upload’.

2. After uploading, select ‘Nothing’ from the Tags einschließen für dropdown menu and click on ‘Generate Data URI’.

3. Click ‘Select All’ to select all the text in the ‘Output Data URI code’ box. Copy that text.

4. Gehen Sie zurück zur Schnittstelle des PDF-Quittungs-Plugins und fügen Sie den Code in das dafür vorgesehene Feld ein.

Wenn Sie nach der Vorschau des Bildes die Größe ändern möchten. Diese Seite kann auch zum Ändern der Größe verwendet werden: https://ezgif.com/resize

Die Kopfzeile Logo/Bildausrichtung ermöglicht es Ihnen, die Platzierung des Logos zu wählen.

Die Farbe der Umrandung können Sie die Farbe der Linie wählen, die das Logobild von den Geschäftsinformationen im Abschnitt Kopfzeile trennt. Wenn Sie nicht möchten, dass eine Linie erscheint, können Sie Weiß (#ffffff) als Farbe wählen. 

Fußzeile der Rechnung

Die Fußzeile der Rechnung besteht aus zwei Bereichen. Wenn diese Bereiche leer sind, wird dieser Bereich des Bons leer gelassen.

Bereich 1 erscheint unmittelbar unter der Rechnung und ist standardmäßig wie ein normaler Absatz am linken Rand des Dokuments ausgerichtet. Er ist nützlich für Kontaktinformationen, Haftungsausschlüsse, Angaben zur Rechnungsstellung usw. 

Bereich 2 wird zentriert und am unteren Rand des Dokuments angezeigt. Es ist nützlich für eine abschließende Unterschrift oder eine Tag-Zeile. 

Benutzerdefinierte Rechnungsdetails

Die Manuell eingegebene Abrechnungsdetails is an optional section that you would use to include a member’s custom billing details in the ‘Bill To’ area of the receipt. 

Die Standardinformationen, die angezeigt werden, sind Name, E-Mail und Rechnungsadresse (falls vorhanden). Es kann jedoch wünschenswert sein, alternative oder zusätzliche Informationen anzuzeigen, z. B. wenn Ihre Mitglieder eine Umsatzsteuer- oder Steuer-ID mit ihren Rechnungsdaten angeben müssen.

In order to use this section, you’ll first need to have a space where your members can add that custom information. This is done through MemberMouse Benutzerdefinierte Felder. Sie können create a ‘Long Text’ benutzerdefiniertes Feld und wählen Sie die Option 'Auf der Seite Mein Konto anzeigen', um diese Informationen zu sammeln. 

Wenn Sie dann dieses benutzerdefinierte Feld im Dropdown-Menü in diesem Abschnitt auswählen, verwendet die Erweiterung diese Informationen auf dem Beleg anstelle von den Namen, die E-Mail-Adresse und die Rechnungsadresse aus der Bestellung. 

Es muss also für Ihre Mitglieder klar sein, dass sie Folgendes einschließen müssen alle ihre Informationen in the Custom Field, just as they’d like it displayed on their receipt.

Wenn Sie die Vorlage nach Ihren Wünschen angepasst haben, klicken Sie auf PDF-Konfiguration speichern.

Mit den Standardeinstellungen wird der folgende Inhalt erzeugt:

Konfigurieren der E-Mail-Vorlage

Ihre PDF-Rechnung wird als E-Mail-Anhang versendet. In diesem Abschnitt können Sie die E-Mail gestalten, an die die Erweiterung die Datei anhängen soll. Wenn Sie zuvor eine E-Mail erstellt haben Push-Benachrichtigungwerden Sie mit diesem Verfahren vertraut sein. HTML wird unterstützt. Zur Vereinfachung des Satzes werden Zeilenumbrüche automatisch in HTML-Zeilenumbrüche übersetzt.

Adresse "von"

Die Von Drop-down können Sie die E-Mail-Adresse festlegen, von der die E-Mail gesendet wird. Sie können eine beliebige Adresse aus Ihren Mitarbeiter-Konten, and if you’d like the email to come from an address that is not listed, you can click Mitarbeiter verwalten und Ein Mitarbeiterkonto erstellen.

Adresse "CC".

Die ‘CC’ area is an optional section that allows you to add a cc’d recipient for the receipt email. If this is not configured or if there is no ‘cc’ information available for the account, then the email receipt will be sent only to the email address associated with the member account.

In order to use this section, you’ll need to create a ‘Short Text’ benutzerdefiniertes Feld um die zusätzlichen E-Mail-Adressinformationen zu speichern. Wählen Sie dann dieses benutzerdefinierte Feld im Dropdown-Menü in diesem Abschnitt aus.

Sie können dann wählen zwischen fügen Sie dies direkt auf Ihrer Website ein, wie zum Beispiel auf der Seite Mein Konto, damit Ihre Mitglieder die Informationen selbst hinzufügen können. Sie können die Informationen auch einfach manuell nach Bedarf hinzufügen, indem Sie die Seite Mitgliederdetails > Benutzerdefinierte Felder tab.

Betreffzeile und E-Mail-Text

In den nächsten beiden Abschnitten können Sie die Betreffzeile und den Text der E-Mail verfassen. Standardmäßig wird unsere Die Vorlage für den Auftragseingang ist bereits ausgefüllt. Beachten Sie die Verwendung von SmartTags™ zum dynamischen Einfügen von Informationen über das Mitglied und den Auftrag.

Wenn Sie mit der E-Mail zufrieden sind, klicken Sie auf E-Mail-Vorlage speichern.

Mit den Standardeinstellungen wird eine E-Mail erzeugt, die wie folgt aussieht:

Verwendung von SmartTags™ in der E-Mail-Vorlage

Eine Vielzahl von SmartTags™. werden für dynamische Inhalte unterstützt:

Inhalt Link Hauptseite Link Mitglied Link Kauf-Link

Inhaltliche Daten Benutzerdefinierte Felddaten Mitarbeiterdaten Daten der Mitglieder Daten bestellen

Entscheidung über den Zugang Entscheidung der Mitglieder Entscheidung bestellen

Wenn MemberMouse die E-Mail sendet, Link und Daten SmartTags™ werden automatisch durch Informationen ersetzt, die für Ihre Website oder für das Empfänger-Mitglied geeignet sind.

Sie können Abschnitte in Ihrer E-Mail mit Entscheidung SmartTags™, um zu steuern, ob der darin enthaltene Inhalt gesendet werden soll oder nicht.

Beachten Sie, dass die Inhalt Link, Inhaltliche Datenund Entscheidung über den Zugang Bei SmartTags™ müssen Sie die ID einer bestimmten Seite oder eines Beitrags angeben.

Testen der Erweiterung

Once you’ve configured the PDF Content and Email Template, you’ll notice that the header changes to indicate that the extension is active and displays additional tabs – Test senden, Quittung erneut senden, Infos und Hilfe.




It’s recommended that you preview the results by sending yourself a test invoice. You can do this by going to the Registerkarte Test senden und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse in das Eingabefeld ein. Dann klicken Sie Test senden.

Die Informationen zur Erstellung der Test-E-Mail und der PDF-Datei werden aus der letzten Bestellung übernommen.

Emails are sent using standard WordPress functionality, so if the message is not received, or ends up in your spam folder, it’s typically due to issues with the email services offered by your hosting provider. Please see our article on E-Mails werden nicht gesendet für weitere Informationen, und erwägen Sie die Installation eines Plugins eines Drittanbieters, um die Zustellbarkeit von E-Mails zu verbessern.

Eine Quittung erneut senden

Von Zeit zu Zeit kann es vorkommen, dass Sie von einem Mitglied gebeten werden, eine weitere Kopie einer früheren Quittung zu senden. In diesem Abschnitt können Sie die Bestellhistorie durchsuchen und eine Quittung für eine frühere Transaktion senden.

In the interface, you’ll die Bestellnummer eingeben die mit der Transaktion verknüpft ist, für die ein Duplikat der Quittung gesendet werden muss.

Wenn Sie die Bestellnummer nicht kennen, klicken Sie auf das Symbol ‘Lookup Order #’ button öffnet sich die Transaktionen durchsuchen auf dem Bildschirm, damit Sie diese Nummer finden können.

Once you’ve entered the Order Number, Klicken Sie auf Vorschau to confirm the information that’s being sent and to whom.

The preview will show the Recipient Information, allow you to enter an additional ‘cc’ email address and display the basic Order Information. Once you’re sure this is the correct transaction for the receipt you want to send, click on Confirm & Send Receipt.

Wenn Sie eine Quittung erneut senden, wird sie in der Aktivitätsprotokoll für das zugehörige Mitglied protokolliert, genauso wie eine reguläre Empfangsbestätigung, die gesendet wird.

Unterstützung für die Übersetzung von PDF-Empfangselementen

Das MemberMouse Plugin für PDF-Quittungen unterstützt standardmäßig die folgenden Sprachen:

Deutsch, Französisch, Ungarisch, Spanisch, Mexikanisches Spanisch und Brasilianisches Portugiesisch.

Das bedeutet, dass Sie, wenn Sie eine dieser Sprachen in der WordPress Allgemeine Einstellungen > Sprache der Website setting, then the headers on the PDFs that you send out (such as ‘Date Paid’ and ‘Order Number’) will be translated into that language.

Wenn Sie diese Standardübersetzungen ändern, den Text in den Kopfzeilen ändern oder sie in eine andere Sprache übersetzen möchten, befolgen Sie die Schritte im Abschnitt Übersetzen MemberMouse - Basic article. The only difference would be that when you are choosing the plugin to alter, you would choose ‘MemberMouse PDF Receipts’ and not ‘MemberMouse’.