Cómo crear un portal de clientes con WordPress: Los mejores consejos que necesita saber

Imagine que acaba de contratar a un nuevo cliente.

Después de que te paguen la primera factura, concertáis una reunión para repasar los detalles de vuestro primer compromiso juntos. Todo va bien y están encantados de trabajar contigo.

Al final de la llamada, le hacen una pregunta aparentemente inocua:

"Por cierto, ¿dónde podemos llevar la cuenta de todo lo que haces por nosotros?".

Lo que no saben es que tienes una maraña de sistemas montados en segundo plano de los que te da un poco de vergüenza hablar.

Tú respondes:

"Bueno... yo uso Asana para la gestión de proyectos. Aunque puedo unirme a tu grupo de ClickUp si lo prefieres. Y todos los documentos que usaremos juntos están en una carpeta privada de Google Drive que puedo compartir contigo. Oh, excepto los vídeos. Esos los tengo en Dropbox. Me aseguraré de que tu asistente los reciba. Y si no respondo a tus correos electrónicos, siempre puedes encontrarme en Slack. Y no olvides que mis facturas deben pagarse antes del día 5 de cada mes...".

¡Uf!

¿Inspira esto la confianza que desea en su cliente? ¿Te das cuenta de que esto podría dar lugar a un flujo interminable de correos electrónicos con personas que sólo buscan cosas? ¿No sería increíble que existiera un único lugar donde gestionar todas estas herramientas, documentos y sistemas?

Afortunadamente para usted, ¡lo hay!

Se llama portal del cliente.

Y en este artículo, le mostraremos exactamente qué es un portal de clientes, veremos algunos ejemplos reales creados con WordPress e incluso le daremos un miniproyecto que puede utilizar para crear el suyo propio.

Si buscas una forma de organizar todo lo que utilizas en una relación con un cliente, como el intercambio de archivos, el procesamiento de pagos y la gestión de cuentas, este artículo es para ti.

Vamos a sumergirnos.

¿Qué es un portal del cliente?

Un portal de clientes -también conocido como portal de miembros- es un eje centralizado donde puede gestionar todos los sistemas, documentos y tareas importantes que necesitan sus clientes.

Es un lugar donde puedes hacer cosas como:

• Compartir archivos públicos y privados
• Seguimiento del estado de los proyectos o servicios
• Crear una zona de acceso privada y personalizable
• Cobrar los pagos de proyectos puntuales o retenciones continuas

El propósito de este tipo de portal es poner todo lo que tus clientes necesitan en un solo lugar. Esto puede ayudarte a ahorrar tiempo y energía al no tener que enviar el mismo correo electrónico con el enlace de Google Drive o Dropbox a tus clientes cada vez que lo necesiten.

Es una idea realmente atractiva. Piénsalo un segundo...

En lugar de tener todos los documentos, sistemas y procesos importantes que utiliza con sus clientes repartidos entre varias herramientas diferentes, como...

• Google Drive o Dropbox
• FreshBooks o QuickBooks
• Calendly o Acuity
• GSuite o Slack
• Asana o lunes
• Etc.

...puedes reunirlos todos bajo un mismo techo.

Ten en cuenta que un portal del cliente no hará innecesarias todas estas herramientas. En absoluto. De hecho, es probable que sigas utilizando muchas de ellas. El propósito de un portal de clientes no es reemplazar estas herramientas, sino hacer que encontrarlas sea rápido y fácil para ti y tus clientes.

Un portal del cliente puede ser esencialmente la respuesta a muchas de las preguntas repetitivas que recibe de sus clientes:

"¿Dónde está el contrato de nuestro proyecto?"

¡Está en el portal! ✅

"¿Puede darnos una copia de su última factura?"

¡Está en el portal! ✅

"¿Cuándo está prevista nuestra próxima reunión?"

¡Está en el portal! ✅

El diseño de su portal de clientes dependerá en gran medida de su modelo de negocio específico y de las necesidades de sus clientes.

Dicho esto, la mayoría de los portales de clientes tienen en común las 5 cosas siguientes:

1. Una zona de acceso privada y segura
2. Gestión de cobros y facturación
3. Funciones de autoservicio para la gestión de cuentas
4. Acceso privado a documentos y archivos
5. Acceso a herramientas de apoyo o programación

Para darte algunas ideas sobre cómo puedes crear tu propio portal de clientes, vamos a explorar algunos ejemplos conocidos. A partir de ahí, vamos a ver algunas personas que han utilizado WordPress y MemberMouse para construir algunos portales de miembros de WordPress personalizados bastante interesantes.

3 Ejemplos de portales de clientes conocidos

El primero en nuestro recorrido por los portales de clientes es uno con el que probablemente todos estemos familiarizados: tu proveedor de servicios de Internet. Por mucho que nos duela pensar voluntariamente en nuestros ISP, el hecho de que estés leyendo esto significa que tienes uno 😉 .

En este ejemplo, nos fijaremos en Xfinity. Aunque técnicamente se trata más bien de cliente tiene todos los ingredientes básicos de un portal de clientes:

• Una zona de acceso protegida
• Acceso a documentos privados
• Datos de cuenta y facturación
• Gestión de servicios
• Y mucho más.

Imagine lo tedioso que sería gestionar su servicio de Internet sin este portal del cliente. Tendrías que llamar o enviar un correo electrónico cada vez que quisieras actualizar o comprobar algo sobre tu cuenta. Y todos sabemos cómo es eso.

Independientemente de lo que pienses de tu proveedor de Internet, tienes que admitir que tener acceso a este tipo de portal de cliente te facilita bastante la vida. Piensa en las formas en que podrías incorporar lo que ves aquí en el portal de Xfinity a tu propia área privada de cliente.

A continuación, vamos a ver un portal de clientes que es un poco más especializado que un proveedor de servicios de Internet. Esperamos que esto te dé una idea de lo flexible que puede ser este modelo de distribución de contenidos.

Sierra Springs es un popular servicio de suministro de agua. Y cuentan con un excelente portal de atención al cliente para todos sus clientes:

Cuando inicie sesión en el portal del cliente, podrá:

• Gestione su factura
• Compruebe o modifique su próxima fecha de entrega
• Ver los detalles de su contrato
• Cancelar o cambiar de servicio
• Y mucho más.

¿Empieza a ver la tendencia? Un portal del cliente no es más que un lugar en el que usted, el empresario, pone a disposición de sus clientes toda la información que necesitan.

Para nuestro último ejemplo de portales de clientes conocidos, veamos otro universalmente reconocible: su banco. El sitio web de un banco como Chase o Citibank es realmente el portal del cliente por excelencia. No sólo necesitan tener páginas públicas, procesos y documentos, sino que sus páginas privadas deben ser extremadamente seguras y personales. ¿Qué hay más sensible que su información bancaria?

El portal del cliente de un banco tiene que ser capaz de proporcionar acceso a:

• Extractos de cuentas corrientes, de ahorro y de inversión
• Procesos de creación o cancelación de cuentas
• Gestión de facturas, atención al cliente y mucho más

5 ejemplos de portales de clientes creados con WordPress

Ahora que hemos definido lo que es un portal de clientes y examinado algunos ejemplos bien conocidos, veamos algunos portales de clientes creados con WordPress y MemberMouse. Esperamos que estos ejemplos le muestren lo versátil que puede ser este modelo.

1. Credo

Credo es un fantástico ejemplo de portal de clientes creado con WordPress. Fundado por el empresario John Doherty, Credo es un mercado que conecta a empresas online de todo tipo y tamaño con agencias de marketing digital y proveedores de servicios previamente seleccionados.

Lo bueno de Credo es que atiende a dos tipos de clientes en un único portal: Empresas y proveedores de servicios de marketing. Las empresas que buscan profesionales de marketing digital rellenan formularios de solicitud. A continuación, Credo puede poner en contacto esas solicitudes con los proveedores de servicios más adecuados. Además, tanto si es una empresa como un proveedor, puede acceder a un área privada de clientes para gestionar su cuenta y comprobar el estado de sus proyectos.

Muy guay, ¿eh?

Si quieres saber más sobre cómo John construyó Credo, puedes consulte este episodio del podcast que grabamos con él.

2. Instituto del Agente de Préstamos Comerciales

Instituto del Agente de Préstamos Comerciales es un portal para afiliados de alto nivel que sirve - lo has adivinado - agentes de préstamos comerciales Este portal de clientes está lleno de todo lo que un agente de préstamos necesita para tener éxito:

• Documentos, acuerdos y otras herramientas útiles
• Diseño web y servicios de marketing
• Apoyo jurídico, oportunidades de establecer contactos y formación en equipo
• Y mucho más.

Además, tiene todos los componentes básicos de un portal de clientes que ya hemos identificado, como una zona de acceso privada con funciones de gestión de cuentas.

Si busca un ejemplo perfecto de portal de clientes creado con WordPress, no busque más: el Commercial Loan Broker's Institute.

3. Café y contratos

Café y contratos es otro magnífico ejemplo de portal de clientes. Ayudan a los agentes inmobiliarios a crear una potente presencia online con estrategias de marketing en redes sociales. Coffee & Contracts ofrece a sus clientes acceso a calendarios de contenidos, guiones de vídeo, ideas para publicaciones en redes sociales y mucho más.

Además, en su panel de cliente, un agente inmobiliario puede acceder a todo el contenido asociado a su afiliación, gestionar su cuenta y los datos de facturación, y ponerse en contacto con el servicio de asistencia. Tiene todo lo que necesita en un solo lugar.

4. RiskRevu

A continuación RiskRevu - un excelente portal de clientes creado con WordPress y MemberMouse. RiskRevu ayuda a los agentes de seguros a gestionar, automatizar y optimizar la experiencia de sus clientes. Se centran en ayudar a los agentes a agilizar la recopilación de datos y la cumplimentación de formularios. Básicamente, hacen que sea mucho más fácil y rápido para los agentes de seguros obtener la información que necesitan de sus clientes.

En el área del portal del cliente de RiskRevu, los agentes pueden:

• Personalizar sus perfiles
• Personalizar la experiencia de sus usuarios
• Personalizar, compartir e incrustar formularios
• Gestionar su cuenta y facturación
• Y más

Una cosa interesante de RiskRevu es que te dan la opción de una cuenta de usuario único, o una cuenta de estilo agencia. Esto significa que un agente puede tener entre 1 y 25 usuarios asociados a una sola cuenta. La forma en que hacen esto es con el Complemento de Grupos para MemberMouse. Si buscas una forma de crear "cuentas paraguas", ¡así es como puedes hacerlo!

Este complemento permite a sus miembros añadir sus propios usuarios a su cuenta. Es perfecto para equipos grandes, agencias u organizaciones. Si esto es algo que a ti también te gustaría ofrecer, puedes echar un vistazo a su configuración para inspirarte.

Si desea escuchar la historia de cómo Kurt Thoennessen, fundador de RiskRevu, construyó su portal de clientes, puede consulte este episodio del podcast que grabamos con él.

5. Viajes por el mundo

Por último, pero no por ello menos importante, en nuestro repaso a los portales para miembros de WordPress se encuentra GlobalTravel.com. Son un portal de clientes que ayuda a los agentes de viajes a iniciar, desarrollar y hacer crecer sus carreras. Reúnen una amplia variedad de productos, servicios y herramientas bajo un mismo techo para que a sus clientes les resulte fácil acceder a todo lo que necesitan.

He aquí un rápido vistazo a lo que los clientes de Global Travel obtienen en su portal:

• Gestión de cuentas
• Acceso a seminarios web y teleconferencias
• Seguimiento de comisiones
• Descarga de formularios y documentos
• Y más

Cómo crear un portal de clientes con WordPress

Ahora que hemos definido claramente lo que es un portal de clientes y hemos visto algunos ejemplos inspiradores, vamos a ver cómo puede crear su propio portal de miembros con WordPress. Hemos dividido este proceso en tres "grandes trazos".

1. Gestión de pagos

Una de las primeras cosas que deberá tener en cuenta a la hora de crear su portal de clientes es cómo desea gestionar los pagos. ¿Quiere que los pagos de sus clientes sean gestionados por la misma herramienta que da acceso al portal? ¿O desea utilizar una herramienta de facturación de terceros como FreshBooks?

Esto dependerá en gran medida de la relación laboral que tengas con tus clientes. Por ejemplo, si les vas a enviar facturas por proyecto o si les vas a cobrar un anticipo mensual. La razón por la que es tan importante identificarlo claramente es porque tendrás que determinar si quieres que el acceso a tu portal de clientes esté directamente vinculado al pago.

Esto es lo que queremos decir:

Si planea enviar facturas a sus clientes, querrá una forma de darles acceso a su portal que no esté vinculada a un pago activo. Sin embargo, si planeas facturar sobre una base de retención - mensual, trimestral, anual, etc. - es posible que desee una manera de revocar automáticamente el acceso a su portal de cliente cuando se detiene el pago.

Afortunadamente, puede hacer ambas cosas con una herramienta como MemberMouse. Con nuestra plataforma, puede cobrar los pagos directamente de sus clientes en las condiciones que elija: una suscripción periódica, una cuota única o incluso dividir un pago único en un plan de pagos.

2. Derechos de acceso

Lo siguiente que hay que tener en cuenta al crear el portal del cliente es el acceso. ¿Dónde quiere que sus clientes accedan a los recursos que necesitan? Debido a la naturaleza confidencial de las relaciones con los clientes, la mayoría opta por poner esta información detrás de un inicio de sesión privado en un área protegida. Aquí es donde puedes poner cosas como contratos, informes y enlaces privados.

Debido a la naturaleza de las relaciones individuales con los clientes, también querrá tener la posibilidad de personalizar quién puede ver qué en las áreas privadas de los clientes. Existen varias formas de personalizar este tipo de acceso con MemberMouse. Para obtener más información, consulte este artículo de nuestro centro de asistencia.

3. 3. Gestión de cuentas

Por último, el último gran Una de las cosas que hay que tener en cuenta para el portal de clientes -habrá mil cosas en función de lo que quieras crear- es cómo gestionar las cuentas. Recuerde, la razón por la que está construyendo un portal de clientes en primer lugar es para hacer la vida más fácil para usted y sus clientes.

Por lo tanto, querrá asegurarse de que sus clientes puedan actualizar la información de su cuenta, añadir una nueva tarjeta de crédito, ver el historial de pagos, etc. sin saturar su bandeja de entrada de correo electrónico. Si decide utilizar MemberMouse para crear su portal de clientes, estos artículos de nuestro centro de asistencia le ayudarán a crear un sistema de gestión de cuentas fácil de utilizar para sus clientes:

• ¿Cómo pueden los afiliados actualizar los datos de su tarjeta de crédito?
• Todo sobre la página principal de Mi cuenta
• Cómo enviar recibos automatizados y personalizables en PDF

Para ganar puntos extra, también puedes incrustar tu calendario o un enlace a tu canal privado de Slack en tu área privada de cliente para que tus clientes sepan que siempre tienen una forma de ponerse en contacto contigo.

Conclusión

Muchas gracias por acompañarnos en nuestra exploración de los portales de clientes de WordPress.

Esperamos que tenga una idea mucho más clara de lo que son y de cómo puede crearlos. Se trata de un increíble modelo de entrega de contenidos que puede facilitarte mucho la vida a ti y a tus clientes.

Aunque pueda parecer que un portal del cliente es una creación compleja, recuerde que todo se reduce a unos pocos principios básicos:

Una zona de acceso para clientes
Procesamiento de pagos y facturación
Capacidad de autoservicio para la gestión de cuentas
Acceso privado a documentos y almacenamiento de archivos
& Acceso a herramientas de asistencia o programación

A partir de ahí, lo único que le queda por hacer es personalizar la experiencia que quiere que tengan sus clientes.

Si tienes algún comentario o pregunta sobre cómo puedes crear tu propio portal de clientes con WordPress, no dudes en añadir un comentario a continuación. ¡Nos encantaría saber de ti!

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