Cómo crear un portal de clientes con WordPress: Los mejores consejos que necesita saber

Imagine que acaba de contratar a un nuevo cliente.

After they pay your first invoice, you schedule a meeting to go over the specifics of your first engagement together. Everything is going great and they’re excited to work with you.

Al final de la llamada, le hacen una pregunta aparentemente inocua:

“By the way, where can we keep track of everything you’re doing for us?”

Little do they know, you have a tangled set of systems set up in the background that you’re a little embarrassed to talk about.

Tú respondes:

“Well… I use Asana for project management. I can join your ClickUp group if you prefer though. And all the documents we’ll use together are in a private Google Drive folder I can share with you. Oh, except videos. I have those in Dropbox. I’ll make sure your assistant gets those. And if I’m not responding to your emails, you can always find me on Slack. And don’t forget, my invoices need to be paid by the 5th of the month…”

¡Uf!

Does this instill the confidence you want in your client? Can you see how this could result in a never ending stream of email threads with people who are just looking for things? Wouldn’t it be amazing if there was a single place where all of these different tools, documents, and systems could be managed?

Afortunadamente para usted, ¡lo hay!

It’s called a client portal.

And in this article, we’ll show you exactly what a client portal is, look at some real life examples built with WordPress, and even give you a mini-blueprint you can use to build your own.

If you’re looking for a way to organize everything you use in a client relationship – like file sharing, payment processing, and account management – this article is for you.

Let’s dive in.

¿Qué es un portal del cliente?

Un portal de clientes -también conocido como portal de miembros- es un eje centralizado donde puede gestionar todos los sistemas, documentos y tareas importantes que necesitan sus clientes.

It’s a place where you can do things like:

• Share public & private files
• Seguimiento del estado de los proyectos o servicios
• Crear una zona de acceso privada y personalizable
• Cobrar los pagos de proyectos puntuales o retenciones continuas

El propósito de este tipo de portal es poner todo lo que tus clientes necesitan en un solo lugar. Esto puede ayudarte a ahorrar tiempo y energía al no tener que enviar el mismo correo electrónico con el enlace de Google Drive o Dropbox a tus clientes cada vez que lo necesiten.

It’s a really appealing idea. Think about it for a second…

En lugar de tener todos los documentos, sistemas y procesos importantes que utiliza con sus clientes repartidos entre varias herramientas diferentes, como...

• Google Drive o Dropbox
• FreshBooks o QuickBooks
• Calendly o Acuity
• GSuite o Slack
• Asana o lunes
• Etc.

...puedes reunirlos todos bajo un mismo techo.

Keep in mind, it’s not like a client portal will make all these tools unnecessary. Not at all. In fact, you’ll probably still use a lot of them. The purpose of a client portal is not to replace these tools, but to make finding them quick and easy for you and your clients.

Un portal del cliente puede ser esencialmente la respuesta a muchas de las preguntas repetitivas que recibe de sus clientes:

“Where’s our project contract again?”

It’s in the portal! ✅

"¿Puede darnos una copia de su última factura?"

It’s in the portal! ✅

“When’s our next meeting scheduled?”

It’s in the portal! ✅

El diseño de su portal de clientes dependerá en gran medida de su modelo de negocio específico y de las necesidades de sus clientes.

Dicho esto, la mayoría de los portales de clientes tienen en común las 5 cosas siguientes:

1. A private & secure login area
2. Payment collection & billing management
3. Funciones de autoservicio para la gestión de cuentas
4. Private document & file access
5. Acceso a herramientas de apoyo o programación

To help give you some ideas of how you can create your own client portal, let’s explore some well-known examples. From there, we’ll look at a few people who’ve used WordPress & MemberMouse to build some pretty cool custom WordPress member portals.

3 Ejemplos de portales de clientes conocidos

First up on our tour of client portals is one we’re probably all familiar with: your internet service provider. As much as it might pain us to voluntarily think about our ISPs, the fact that you’re reading this means you have one. 😉

In this example, we’ll look at Xfinity. Even though this is technically more of a cliente tiene todos los ingredientes básicos de un portal de clientes:

• Una zona de acceso protegida
• Acceso a documentos privados
• Datos de cuenta y facturación
• Gestión de servicios
• Y mucho más.

Imagine how tedious it would be to manage your internet service without this customer portal. You’d have to call or email every time you wanted to update or check something about your account. And we all know how that goes!

Regardless of how you feel about your ISP, you have to admit that having access to this sort of customer portal makes life pretty easy for you. Think about the ways you could incorporate what you see here in Xfinity’s portal into your own private client area.

Next up, let’s look at a client portal that’s a bit more niche than an internet service provider. Hopefully this will give you an idea of how flexible this content delivery model can be.

Sierra Springs es un popular servicio de suministro de agua. Y cuentan con un excelente portal de atención al cliente para todos sus clientes:

Cuando inicie sesión en el portal del cliente, podrá:

• Gestione su factura
• Compruebe o modifique su próxima fecha de entrega
• Ver los detalles de su contrato
• Cancelar o cambiar de servicio
• Y mucho más.

¿Empieza a ver la tendencia? Un portal del cliente no es más que un lugar en el que usted, el empresario, pone a disposición de sus clientes toda la información que necesitan.

For our last example of well-known client portals, let’s look at another universally recognizable one: su banco. The website for a bank like Chase or Citibank is really the ultimate client portal. Not only do they need to have public facing pages, processes, and documents — their private pages need to be ultra secure and extremely personal. What’s more sensitive than your banking information?

A bank’s client portal has to be able to provide access to:

• Extractos de cuentas corrientes, de ahorro y de inversión
• Procesos de creación o cancelación de cuentas
• Gestión de facturas, atención al cliente y mucho más

5 ejemplos de portales de clientes creados con WordPress

Now that we’ve defined what a client portal is and examined some well-known examples, let’s look at some client portals that are built with WordPress and MemberMouse. Our hope is that these examples will show you just how versatile this model can be.

1. Credo

Credo es un fantástico ejemplo de portal de clientes creado con WordPress. Fundado por el empresario John Doherty, Credo es un mercado que conecta a empresas online de todo tipo y tamaño con agencias de marketing digital y proveedores de servicios previamente seleccionados.

What’s great about Credo is that they serve two types of clients in one single portal: Businesses & Marketing Service Providers. Businesses in search of digital marketing professionals fill out request forms. Then Credo can match those requests to the best-fit service providers. Plus, whether you’re a business or a provider, you can login to a private client area to manage your account and check the status of your projects.

Muy guay, ¿eh?

Si quieres saber más sobre cómo John construyó Credo, puedes consulte este episodio del podcast que grabamos con él.

2. Commercial Loan Broker’s Institute

The Commercial Loan Broker’s Institute es un portal para afiliados de alto nivel que sirve - lo has adivinado - agentes de préstamos comerciales Este portal de clientes está lleno de todo lo que un agente de préstamos necesita para tener éxito:

• Documentos, acuerdos y otras herramientas útiles
• Website design & marketing services
• Legal support, networking opportunities, & team training
• Y mucho más.

Plus, it has all the core components of a client portal we’ve already identified — like a private login area with account management features.

If you’re looking for a perfect example of a client portal built with WordPress, look no further than the Commercial Loan Broker’s Institute.

3. Coffee & Contracts

Café y contratos is another awesome example of a client portal. They help real estate agents build powerful online presences with social media marketing strategies. Coffee & Contracts gives its clients access to content calendars, video scripts, social media post ideas, and so much more.

Además, en su panel de cliente, un agente inmobiliario puede acceder a todo el contenido asociado a su afiliación, gestionar su cuenta y los datos de facturación, y ponerse en contacto con el servicio de asistencia. Tiene todo lo que necesita en un solo lugar.

4. RiskRevu

A continuación RiskRevu - un excelente portal de clientes creado con WordPress y MemberMouse. RiskRevu ayuda a los agentes de seguros a gestionar, automatizar y optimizar la experiencia de sus clientes. Se centran en ayudar a los agentes a agilizar la recopilación de datos y la cumplimentación de formularios. Básicamente, hacen que sea mucho más fácil y rápido para los agentes de seguros obtener la información que necesitan de sus clientes.

In RiskRevu’s client portal area, agents can:

• Personalizar sus perfiles
• Personalize their users’ experience
• Personalizar, compartir e incrustar formularios
• Manage their account & billing
• Y más

Una cosa interesante de RiskRevu es que te dan la opción de una cuenta de usuario único, o una cuenta de estilo agencia. Esto significa que un agente puede tener entre 1 y 25 usuarios asociados a una sola cuenta. La forma en que hacen esto es con el Complemento de Grupos para MemberMouse. If you’re looking for a way to create “umbrella accounts,” this is how you can do it!

This add-on gives your members the ability to add their own users to their account. It’s perfect for larger teams, agencies, or organizations. If this is something you’d like to offer as well, you might take a look at their setup for inspiration.

If you’d like to hear the story of how Kurt Thoennessen – the founder of RiskRevu – built his client portal, you can consulte este episodio del podcast que grabamos con él.

5. Viajes por el mundo

Por último, pero no por ello menos importante, en nuestro repaso a los portales para miembros de WordPress se encuentra GlobalTravel.com. They are a client portal that helps travel agents start, build, and grow their careers. They bring a wide variety of products, services, and tools under one roof so that it’s easy for their clients to access everything they need.

Here’s a quick look at what Global Travel clients get in their portal:

• Gestión de cuentas
• Webinar & teleconference access
• Seguimiento de comisiones
• Forms & document downloads
• Y más

Cómo crear un portal de clientes con WordPress

Now that we’ve clearly defined what a client portal is and looked at some inspirational examples, let’s cover how you can create your own member portal using WordPress. We’ve broken this process down into three “broad strokes.”

1. Gestión de pagos

One of the first things you’ll want to consider when building your client portal is how you want to handle payments. Do you want your client payments to be managed by the same tool that grants access to the portal? Or do you want to use a 3rd-party invoicing tool like FreshBooks?

This will largely depend on your working relationship with your clients. For example, if you’ll send them project-based invoices or have them on a monthly retainer. The reason it is so important to clearly identify this is because you’ll need to determine if you want access to your client portal to be directly tied to payment.

Here’s what we mean:

If you plan on sending your clients invoices, you’ll want a way to give them access to your portal that isn’t linked to an active payment. However, if you plan on billing on a retainer basis – monthly, quarterly, annually, etc. – you may want a way to automatically revoke access to your client portal when payment stops.

Afortunadamente, puede hacer ambas cosas con una herramienta como MemberMouse. Con nuestra plataforma, puede cobrar los pagos directamente de sus clientes en las condiciones que elija: una suscripción periódica, una cuota única o incluso dividir un pago único en un plan de pagos.

2. Derechos de acceso

The next thing you’ll want to consider as you build your client portal is access. Where do you want your clients to access the resources they need? Due to the confidential nature of client relationships, most choose to put this information behind a private login in a protected area. This is where you can put things like contracts, reports, and private links.

Because of the nature of individual client relationships, you’ll also want the ability to customize who gets to see what in their private client areas. There are a number of ways you can customize this sort of access with MemberMouse. For more information, check out este artículo de nuestro centro de asistencia.

3. 3. Gestión de cuentas

Por último, el último gran thing to consider – there’ll be a 1000 little things based on what you want to build – for your client portal is how you’ll handle account management. Remember, the whole reason you’re building a client portal in the first place is to make life easier for you and your customers.

So, you’ll want to make sure your clients can update their account information, add a new credit card, view payment history, etc. without clogging up your email inbox. If you choose to use MemberMouse to build your client portal, these articles from our support center should help you create an account management system that’s easy for your clients to use:

• ¿Cómo pueden los afiliados actualizar los datos de su tarjeta de crédito?
• Todo sobre la página principal de Mi cuenta
• How to send automated & customizable PDF receipts

Para ganar puntos extra, también puedes incrustar tu calendario o un enlace a tu canal privado de Slack en tu área privada de cliente para que tus clientes sepan que siempre tienen una forma de ponerse en contacto contigo.

Conclusión

Muchas gracias por acompañarnos en nuestra exploración de los portales de clientes de WordPress.

Esperamos que tenga una idea mucho más clara de lo que son y de cómo puede crearlos. Se trata de un increíble modelo de entrega de contenidos que puede facilitarte mucho la vida a ti y a tus clientes.

Aunque pueda parecer que un portal del cliente es una creación compleja, recuerde que todo se reduce a unos pocos principios básicos:

Una zona de acceso para clientes
Payment processing & billing features
Capacidad de autoservicio para la gestión de cuentas
Private document access & file storage
& Access to support or scheduling tools

From there, all that’s left for you to do is customize the experience you want your clients to have.

If you have any comments or questions about how you can create your own client portal with WordPress, please feel free to add a comment below. We’d love to hear from you!

---

Contenidos relacionados

---

• Compartir