Conheça a Associação Americana de Treinadores de Natação: Como uma equipe de 10 pessoas atende a mais de 10.000 membros por ano

Uma das coisas boas dos sites de associação e assinatura é que eles podem ser perfeitamente projetados e adaptados para atender às necessidades, aos desejos e aos recursos da pessoa ou da equipe que operará o site.

Abordamos esse tópico recentemente em nosso episódio de podcast com Ryan Murray. Ele se refere a esse processo como "criar um negócio que você possa e realmente queira operar."

Se você é um empreendedor individual ou proprietário de uma pequena empresa, a criação de um site de associação pode ser tão simples quanto proteger algumas páginas em seu site que abrigam conteúdo exclusivo, como um curso em vídeo ou um fórum de comunidade privada.

Mas para algumas empresas e organizações, suas necessidades são muito maiores e mais complexas. Em vez de criar um nível de associação que dê acesso a algum conteúdo exclusivo, uma grande organização pode precisar de uma dúzia deles, todos com direitos de acesso e privilégios de membro exclusivos.

Agora, digamos que uma grande organização como essa precise vender mais do que apenas associações, coisas como cursos de treinamento autônomos, ingressos para eventos e conferências durante todo o ano, livros, roupas e muito mais. A menos que você tenha planos e sistemas inteligentes e estratégicos, as coisas podem ficar confusas e desorganizadas rapidamente.

Bem, essa foi a situação exata em que o Associação Americana de Treinadores de Natação (ASCA) surgiu há menos de um ano. Trata-se de uma grande organização internacional com muitas ofertas diferentes. Depois de anos administrando toda a organização de membros por meio do site, os processos se tornaram confusos, tediosos e demorados.

Conversamos com o diretor digital da empresa, Kyle Mills, e descobrimos como eles revolucionaram completamente a maneira como a organização de membros opera, aproveitando ferramentas poderosas e criando sistemas inteligentes em cada estágio da jornada dos membros.

Fique conosco e aprenda:

• Como uma equipe de 10 pessoas atende a mais de 10.000 membros de todo o mundo a cada ano
• Como eles passaram de uma solução "colada com fita adesiva" para um sistema bem ajustado
• Como vender associações e cursos no mesmo site
• Dicas sobre a integração do MemberMouse com o WooCommerce
• Suas principais dicas e truques para administrar um grande site de associação
• E muito mais!

Pronto para mergulhar? (sem trocadilhos... 😉)
 

Conheça a Associação Americana de Treinadores de Natação

Se você já fez aulas de natação, participou de uma equipe de natação ou até mesmo pisou em uma piscina ou centro aquático, é provável que tenha encontrado um treinador de natação certificado pela ASCA. A Associação Americana de Treinadores de Natação foi fundada em 1956 e há mais de 60 anos vem certificando com sucesso treinadores de natação de classe mundial. Eles são líderes na comunidade internacional de natação e fornecem o "padrão ouro" de educação, treinamento e certificação para treinadores de natação em todo o mundo.

A cada ano, a ASCA atende a mais de 10.000 membros. Sua associação inclui acesso exclusivo a 18 publicações anuais, incluindo o boletim informativo mensal da ASCA, a revista bimestral da ASCA, o Journal of Swimming Research, revisado por pares, e a SwimAmerica.

Os membros da ASCA têm acesso ao mais alto nível de treinamento e certificação centrado em tópicos como forma e técnica de natação, treinamento em fisiologia, liderança e administração de negócios de natação. Quando alguém se torna um instrutor de natação certificado pela ASCA, pode continuar a dar aulas em piscinas e centros aquáticos e até mesmo abrir sua própria escola de natação.

Além de seus programas de certificação e publicações, a ASCA também realiza clínicas de natação durante todo o ano em todos os continentes do mundo (menos a Antártica...) e organiza uma clínica mundial de natação de uma semana com mais de 50 palestrantes, centenas de expositores e milhares de treinadores uma vez por ano.

Como o site de associação da ASCA é configurado

A ASCA executa todo o seu programa de associação, desde a inscrição até a certificação, por meio de seu site. Eles oferecem oito níveis diferentes de associação, incluindo associações anuais e vitalícias. Há quatro níveis de associação para treinadores sediados nos EUA e quatro níveis para treinadores de natação internacionais.

Cada um desses níveis de associação tem um preço diferente e possui seus próprios benefícios e atributos exclusivos. O site é configurado para que os membros possam encontrar facilmente o nível de associação que melhor atenda às suas necessidades e obter o treinamento e as certificações de que precisam.

Aqui está uma rápida olhada na maneira como eles configuraram seu site de associação:

Página de registro

Página de login

Quando um membro se inscreve, ele obtém acesso a todo o conteúdo exclusivo associado ao seu nível de associação.

Veja o que está por trás do acesso pago:

• Página inicial do membro: os membros têm acesso imediato às publicações da ASCA
• Página Minha conta: os membros podem ver os níveis de certificação que concluíram e gerenciar suas contas
• Cursos de certificação são acessíveis apenas aos membros e podem ser iniciadas imediatamente

Quando alguém se inscreve e se torna membro, pode começar imediatamente o processo de certificação de técnico de natação da ASCA. Ao todo, há cinco níveis diferentes de certificação que um técnico pode concluir.

Além das oito diferentes associações anuais e vitalícias que a ASCA oferece, eles também vendem seus cursos de certificação de treinadores de natação usando um sistema de gerenciamento de aprendizagem (LMS) e uma ampla variedade de itens independentes em sua loja on-line com uma ferramenta de comércio eletrônico para WordPress.

Abordaremos os detalhes de como eles fazem isso (incluindo dicas e truques práticos que você pode aplicar ao seu próprio site) mais adiante neste post.

Mas, primeiro, precisamos rebobinar um pouco a fita. Tudo o que você acabou de ver acima é a "foto posterior" do site de associação da ASCA. Vamos dar uma olhada em como era a vida da ASCA antes de atualizar seu site de associação.

O desafio: Sistemas manuais e processos "colados com fita adesiva

Como você pode ver, a Associação Americana de Treinadores de Natação é uma organização complexa com muito de peças móveis. A associação está no centro do que eles fazem no dia a dia e atender às necessidades de mais de 10.000 pessoas diferentes a cada ano não é tarefa fácil.

O desafio que enfrentavam antes de encontrar o MemberMouse era que todas as solicitações e registros de associação tinham de ser inseridos e gerenciados manualmente por alguém da equipe de associação.

Embora um novo membro em potencial pudesse acessar o site, inscrever-se e comprar uma associação à ASCA usando um formulário padrão do WordPress, isso significava que um funcionário da ASCA do outro lado teria que cuidar de tudo pessoalmente. Ele receberia um e-mail, analisaria a solicitação, verificaria o pagamento e, em seguida manualmente inserir o novo membro em um banco de dados personalizado.

Esse foi um processo tedioso e demorado.

Um dos principais problemas que sempre surgiram para a ASCA é que a maneira antiga e manual de fazer as coisas impedia que os membros se associassem rapidamente. Por exemplo, se alguém precisasse de acesso rápido a treinamento e certificação e enviasse sua solicitação de associação em uma sexta-feira, é provável que a solicitação não fosse analisada e aprovada até o meio-dia de segunda-feira.

Quando conversamos com a equipe da ASCA, eles nos contaram uma história sobre como, durante sua conferência mundial anual de natação, eles costumavam suspender todas as inscrições de novos membros porque todos os membros da equipe estavam fora do escritório participando do evento. Eles colocaram um banner suspenso na parte superior do site anunciando isso. Obviamente, isso não é ideal para um negócio baseado em membros por vários motivos. A menos que você tenha um motivo estratégico para fechar o quadro de associados, é sempre bom manter as portas abertas para permitir a entrada de novas pessoas.

Mas tudo isso foi antes de a ASCA descobrir uma maneira melhor de gerenciar as peças móveis de sua organização de associados. Vamos dar uma olhada em como eles consertaram as coisas.

A solução: Sistemas inteligentes de associação

Esse processo de gerenciamento de membros lento e trabalhoso foi o que levou a ASCA a procurar uma maneira melhor de operar seus membros.

Eles já haviam criado seu site usando o WordPress e não queriam se afastar da plataforma. Então, começaram a procurar uma ferramenta que pudesse ajudá-los a gerenciar a associação de mais de 10.000 treinadores de natação de todo o mundo.

Eles precisavam de uma plataforma que pudesse oferecer uma ampla variedade de coisas, como:

• Faturamento anual da associação
• Proteção de conteúdo para cursos de certificação
• Acesso exclusivo às suas publicações
• Uma área de membros personalizável
• Métricas e relatórios de negócios
• E não se quebraria com o peso de mais de 10.000 membros

A busca por uma ferramenta que pudesse atender às necessidades da organização foi o que os levou ao MemberMouse. A ferramenta atendia a todos os requisitos e ajudaria a automatizar muitas das tarefas repetitivas e demoradas que roubavam o valioso tempo de sua equipe. A partir daí, a equipe da ASCA se inscreveu no MemberMouse, instalou-o e configurou-o no site e começou a configurar as páginas protegidas e o conteúdo para os membros.

Os resultados: Uma experiência perfeita para os membros

Agora, tudo relacionado à associação acontece automaticamente por meio do MemberMouse. As páginas de inscrição e login que mostramos acima estão todas configuradas com o MemberMouse. Os treinadores de natação de todo o mundo podem se inscrever para uma associação, concluir o pagamento e iniciar o processo de certificação de treinamento em minutos, em vez de dias.

A ASCA automatizou com sucesso vários processos e itens repetitivos (falaremos sobre eles mais adiante neste post) que costumavam ser tarefas manuais para alguém do departamento de associação. Isso liberou muito tempo para a equipe e permitiu que eles concentrassem seus esforços em trabalhos mais importantes e impactantes.

E o melhor de tudo é que seus membros adoram a nova experiência de associação que agora podem ter no site da ASCA. Eles não precisam mais criar banners suspensos para que os possíveis membros saibam que estão fora do escritório. As inscrições de novos membros continuam automaticamente, mesmo quando todos estão ausentes!

Uso do MemberMouse com um sistema de gerenciamento de aprendizagem

Lembra-se de quando falamos sobre como a ASCA vende associações e cursos em seu site? Eles fazem isso combinando o poder do recurso de proteção de conteúdo do MemberMouse com a funcionalidade específica de um sistema de gerenciamento de aprendizado. Eles usam uma ferramenta de gerenciamento de aprendizado chamada Sensei para gerenciar todos os diferentes cursos de certificação que eles oferecem.

O MemberMouse controla as permissões de acesso para cada uma das páginas do curso e o Sensei cuida dos vídeos e dos testes necessários para cada nível de certificação. Essas páginas do curso só podem ser acessadas pelos membros ativos que as adquiriram quando estiverem conectados à sua conta de membro.

Esta é a aparência da página do produto para o nível um do programa de certificação:

Esse é um exemplo fantástico de como você pode usar uma plataforma de associação e um sistema de gerenciamento de aprendizado para vender associações recorrentes e cursos independentes. Se estiver pensando em vender associações e cursos em seu próprio site de associação, o MemberMouse e as ferramentas de gerenciamento de aprendizado são parceiros perfeitos para uma "corrida de revezamento".

Nado sincronizado: MemberMouse e WooCommerce

Além dos cursos de associação e certificação, a ASCA também vende dezenas de produtos independentes, incluindo roupas, prêmios, livros, DVDs, equipamentos e muito mais. Embora o MemberMouse cuide de todo o acesso ao conteúdo e da proteção de páginas para seus membros, eles usam WooCommerce para vender todos os diferentes itens autônomos que eles oferecem.

Um dos benefícios associados à associação à ASCA é um desconto geral em todos os produtos da loja da ASCA. Kyle generosamente compartilhou a maneira de fazer isso (ou algo semelhante) em seu próprio site de associação.

Se quiser estender um desconto especial em compras independentes para seus membros, você pode fazer isso usando o poder das funções de usuário do WordPress. Veja como isso fica no site da ASCA:

Quando um novo membro se inscreve para a associação à ASCA, eles têm um sistema que atribui aos membros um status do usuário assinante em WordPress.

Em seguida, eles têm uma regra configurada no WooCommerce que aplica um desconto padrão a todos os produtos de sua loja somente para assinantes. Assim, quando um membro da ASCA vai comprar um produto autônomo na loja do site, o desconto é aplicado, pois ele é classificado como um assinante.

Esse desconto não se aplica a pessoas que não são membros porque elas não têm o status de usuário assinante definido como sua função de usuário do WordPress. Essa é uma grande vantagem para os membros e as automações que eles agora têm configuradas com o MemberMouse e o WooCommerce facilitam a realização automática. Ousamos dizer que o MemberMouse e o WooCommerce formariam a melhor equipe de nado sincronizado?

Dicas e truques para administrar um site de associação complexo

Como a ASCA atende a tantos membros, pedimos a Kyle que compartilhasse algumas das práticas recomendadas que eles adotam para manter as coisas funcionando sem problemas em seu site de associação. Aqui estão quatro áreas que causaram um grande impacto nas operações diárias do site de associação da ASCA:

Suíte de relatórios

O relatório de receita média mensal é uma das ferramentas mais úteis a que a ASCA tem acesso agora. Como eles vendem principalmente associações anuais, o Relatório de receita média mensal os ajuda a entender quantos reembolsos podem esperar a cada mês, quais serão suas taxas de rotatividade e retenção e os ajuda a prever com precisão sua receita ao longo do ano.

Notificações push

A ASCA usa a poderosa ferramenta Notificação por push sistema. Eles usam notificações por push para enviar aos seus membros lembretes de pagamento de nova fatura, e-mails de pagamento recebido e mensagens de boas-vindas com base em seus 8 níveis diferentes de associação.

Marketing por e-mail

Integração do MemberMouse com o Mailchimp tornou muito mais fáceis todos os seus esforços de marketing por e-mail. A ASCA tem sua conta do Mailchimp sincronizada com o MemberMouse. Agora, toda vez que um novo membro se inscreve, ele é automaticamente adicionado à lista de mala direta correta dentro do Mailchimp.

Esse é outro exemplo de uma tarefa que costumava ser um processo manual para a ASCA. Uma vez por mês, alguém do departamento de associação adicionava todos os novos membros do mês anterior à sua lista de correspondência. Agora, todos os novos membros são adicionados automaticamente a essas listas, de forma automática e em tempo real, pelo MemberMouse.

Campos personalizados

Algo que foi solicitado repetidamente pelos membros da ASCA foi a possibilidade de ver os diferentes níveis de certificação que eles obtiveram em suas páginas "My Account". Kyle e a equipe da ASCA usam Campos personalizados para fazer isso. Eles preenchem uma tabela na página "My Account" dos membros que exibe dinamicamente as diferentes certificações que seus membros obtiveram. Agora, toda vez que um instrutor faz login em sua conta, ele pode ver os níveis de certificação que concluiu e os níveis que ainda precisa concluir.

Concluindo

Isso encerra o assunto por aqui História de sucesso do cliente. Esperamos que você tenha gostado deste artigo, que o tenha achado inspirador e educativo, e que não tenha se importado com as piadas bregas sobre natação que fizemos ao longo da postagem (não pudemos evitar nós mesmos...). Adoramos ver todos os diferentes aplicativos que as pessoas, empresas e organizações encontram para o MemberMouse.

Se você obteve sucesso na criação de um site de associação simplificado com o MemberMouse, gostaríamos de ouvir sua história! Entre na seção de comentários abaixo e conte-nos tudo o que aconteceu.

Até a próxima vez, fique ligado no Blog do MemberMouse para obter recursos úteis sobre como criar sites de associação e assinatura poderosos e lucrativos. E se você ainda não conferiu o podcast que lançamos no ano passado, pode ver todos os episódios que gravamos aqui.

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