Como otimizar seu site de associação com sistemas inteligentes

Este artigo é a terceira e última parte desta série épica sobre o exercício de seus músculos de RGA (atividade geradora de receita) como proprietário de um site de associação. O primeiro artigo desta série se concentra em como aumentar a lucratividade de seu site de associação. O segundo artigo tem como objetivo aumentar a eficiência dos quatro primeiros sistemas principais de um site de associação bem-sucedido (você pode ver todos os oito sistemas abaixo).

In this final article in the series, we’re going to wrap up our conversation on how to create systems and automations to help run your membership site more effectively and efficiently.

Como lembrete rápido, há dois elementos principais de sistemas e automações:

1. Criação de documentos de processo
2. Delegar tarefas repetitivas a uma ferramenta on-line ou terceirizá-las a um assistente, freelancer, etc.

Lembre-se de que se o custo para automatizar ou terceirizar um processo exceder o lucro que você obteria sem it, it’s usually not a good idea. If you são se for capaz de empregar uma pessoa ou certas automações para executar partes de seu negócio e, ao mesmo tempo, permitir que você continue lucrativo, vá em frente!

I’ve broken membership site management in to 8 key areas where automations and systems can be implemented. This article will cover systems 5-8. If you missed Parte 2 desta série, este artigo fará muito mais sentido se você o ler primeiro.

Aqui estão os sistemas:

1. Marketing
2. Nutrição de leads
3. Integração
4. Rastreamento de engajamento
5. Content creation & delivery
6. Gerenciamento da comunidade
7. Sucesso do cliente
8. Gerenciamento geral

Assim como os sistemas que trabalham em conjunto para o funcionamento do corpo humano e para mantê-lo saudável, você precisa de sistemas em sua empresa de filiação para funcionar, prosperar e até mesmo crescer! Todos esses sistemas trabalham em conjunto e dependem dos outros para ajudá-lo a atingir suas metas e manter sua sanidade como empresário.

If you’re ready to up level your membership site this year, put on your game face and let’s dive in!

Criação de conteúdo

Uma das reclamações mais comuns que ouço dos proprietários de sites de associação é minha consultoria é o quanto é trabalhoso e demorado criar novos conteúdos para seus membros, mês após mês, ano após ano. Parece familiar?

Encontrar o equilíbrio certo de conteúdo para seus membros pagantes e, em seguida, criar sistemas para a produção de conteúdo ajudará muito a administrar um site de associação com pouco estresse e a manter seus membros satisfeitos.

And given the breadth of topics covered on membership sites all over the web, there’s no one-size-fits-all answer to the question of how much content you should be producing. There is often a fine line between not enough vs. too much content depending on the nature of your membership site and the expectations of your members.

If you are running a site full of hobby hungry retirees with a lot of time on their hands, you’re going to need to feed that need. However, if you’re teaching business skills to single parents who are scrambling to keep their heads above water while trying to squeeze in time for your site, you need to err on the side of caution so you don’t overwhelm your members to the point where they give up.

No entanto, ao acompanhar de perto a saúde do seu site por meio do rastreamento de KPIs (especialmente a taxa de rotatividade), do rastreamento do envolvimento, da participação da comunidade e de pesquisas, você poderá criar um calendário de conteúdo que seja sustentável para o seu público e gerenciável para você.

Google Analytics and any reporting data on content consumption will be your best friends here as well. Get into the data and see what people are watching, reading, listening to, and participating in to see what’s popular and what’s superfluous. Keep an especially close eye on your overall site engagement, churn rate, community chatter, and content consumption as you make changes.

Como criar conteúdo que seus membros vão adorar

Survey paying members to keep your ear to the ground, so to speak, and adjust your content strategy accordingly. Talk to your power users and get them to weigh in on your content strategy: the frequency at which you should release it, the medium in which they like to consume it (video, audio, text, other), and the contents of what you’re releasing. Exit survey responses should also be considered when deciding on the amount and types of content you need in order to reduce churn.

Set accurate expectations up front of what your members can expect to get when they’re learning about your site and what you have to offer. If you tell them exactly what to expect and they indicate they’re good with that, (by paying you…) you’re off to a great start!

That’s not to say you can’t make changes over time, you just need to create buy-in from your members and adjust marketing messages before doing so.

Once you find your “sweet spot” – that perfect place between too little and too much content – you have the opportunity to delight your customers with anything extra you bring to the table. I’ll say it again: underpromise, then overdeliver = delighted customers and brand evangelists for your membership, aka power users!

And though you’re the topic expert/celebrity on your site, consider allowing others to produce guest content, provided of course it’s highly relevant and useful to your members.

Faça uma lista de especialistas no assunto que você possa entrevistar para um podcast, fornecer um artigo de convidado para o seu site, ser co-anfitrião de um webinar ou até mesmo criar um workshop ou curso para o seu site em troca de algum nível de acesso aos seus membros. Tenho certeza de que há especialistas por aí buscando aumentar a lista de e-mails e que gostariam de agregar muito valor aos seus membros em troca de algum nível de acesso a eles.

It’s worth saying that you must set boundaries and expectations up front of what your guest content will need to look like and the level of promotion for the guest’s product or service that will be allowed. A relevant mention in an article and an opt-in opportunity for a lead magnet is commonly accepted.

Work Smarter & Repurpose Your Content

Here’s another quick tip to keep from overextending yourself (while hitting all possible learning styles): Record all of your content on video, fazer a transcriçãoe, em seguida, extraia o áudio.

Ter seu conteúdo de três maneiras também facilita a reutilização. Por exemplo, se você falar em uma feira comercial, conferência, encontro ou associação de pequenas empresas, certifique-se de que essa palestra seja gravada para que você possa utilizar melhor o vídeo, o áudio e o texto dessa palestra.

Essa mesma tática pode ser aplicada a qualquer conteúdo de convidado que você produza para outras publicações: obtenha permissão para usar o conteúdo em seu próprio site ou até mesmo use-o para inspirar um workshop ou curso derivado em sua associação.

Sobre o tópico de reaproveitamento de conteúdo, se você alinhar sua estratégia de conteúdo dentro da associação com seu calendário de marketing promocional/conteúdo, poderá tornar seu trabalho muito mais eficiente! O segredo é criar conteúdo em lote para sua associação e, em seguida, separar determinadas partes para seu blog, podcast, canal do YouTube e assim por diante.

Escolha qual conteúdo deve ser gratuito ou pago

Para fazer isso bem feito, concentre-se em uma estratégia de conteúdo gratuito versus pago. A maneira mais fácil de criar conteúdo gratuito contínuo e novo é usar The Membership Guys’ abordagem: remover o o que e o por que do conteúdo, mas deixe o como portion of the content for your paid members only. Then you can point your free readers to the problem’s solution, which is inside your paid membership.

Por exemplo, se sua associação ensina as pessoas a criar suas próprias listas de e-mail, informe aos leitores que não são membros o que isso significa e por que it’s important, but explain como para criar a lista de e-mails dentro do seu site de associação, atrás do acesso pago. É fundamental oferecer um formulário de opt-in de ímã de leads em cada parte do conteúdo gratuito para que você tenha a oportunidade de capturar e depois nutrir estrategicamente os leads por meio de uma campanha de e-mail automatizada.

Once you have an understanding of how much and what types of content to produce, you need to land on a free vs. paid content strategy. Then, create a robust content calendar. If you haven’t done this before, start with a loose outline of what you’re going to produce and publish over the next quarter. Work backwards from there to determine how you’re going to coordinate that content and who all needs to be involved in its production.

O segredo mais bem guardado de um criador de conteúdo eficaz

Em seguida, reserve uma parte do tempo em intervalos regulares (uma ou duas vezes por semana) para produzir em lote e programar o lançamento desse conteúdo. Assim como em todos os outros sistemas que você reserva tempo para gerenciar, é preciso tratar esses períodos de planejamento e produção de conteúdo como sagrados - eles não devem ser interrompidos ou programados.

E faça um grande favor a si mesmo e comece a criar folhas de dicas (documentos de processo!) sobre como programar e produzir seu conteúdo em lote. Refine-os com o tempo para obter o máximo de eficiência e empregue automações e delegações conforme necessário. Se você usar o método de remoção de conteúdo que descrevi acima para seus esforços de marketing, inclua sua metodologia e instruções passo a passo para fazer isso também em seu PD.

When you batch produce content your ability to take advantage of automations increases as well. You can schedule emails to be sent, blog posts to be published, podcasts and videos to be released, courses to unveil, and so on.

Find a content production rhythm that works for and excites you. You started your membership site, at least in part, because of your enthusiasm for the topic you’re teaching – so enjoy your time actually teaching it! If you can get yourself off of the content production hamster wheel and create appropriate systems, process documents, and automations, this should be a fun part of your job and relieve a lot of stress.

Ok! We’ve covered our first system. Up next is Gerenciamento da comunidade.

Gerenciamento da comunidade

As comunidades on-line em sites de associação podem ser um dos recursos mais valiosos de um site para seus membros e uma das estratégias de retenção mais eficazes a serem empregadas pelo proprietário do site.

Mike Morrison has this great phrase with so much truth behind it, often on a membership site “people come for the content and stay for the community.” Some type of group interaction like a forum or Facebook Group can be the differentiator between a membership site where people show up, consume the content, and churn before the 90-day mark, verses those who stick around for many months or even years because of the value and relationships they’re getting from that group interaction.

É verdade que uma comunidade on-line não é valiosa nem apropriada em todos mas esses são frequentemente a exceção e não a regra.

No início, administrar uma comunidade on-line requer muita intencionalidade, tempo e cultivo. Iniciar uma comunidade não é uma decisão que deva ser tomada de ânimo leve, mas quando bem feita, os benefícios superam em muito os custos.

Quer você tenha uma comunidade existente ou esteja pensando em criar uma, comece com o fim em mente. Ou seja, tenha uma visão de como seria uma comunidade bem-sucedida em sua oferta de associação e trabalhe de trás para frente para criar sua estratégia para dar vida a essa visão. Escreva como seria sua comunidade de membros ideal: Que tipos de discussões aconteceriam lá? Como os participantes obterão o máximo de valor dela? Como é uma comunidade "bem-sucedida" em minha mente?

Once you have a broad vision of your ideal community, start asking yourself: How can I write out rules and guidelines for participation so that my vision can come to fruition over time? How do I get new members to feel comfortable participating? How much would I like to personally participate? Who else could help me implement my vision? What would I need in terms of content moderation? How much discussion would I need to seed in the beginning and as time goes on so the community doesn’t look like a ghost town?

Defina as expectativas corretas para os novos membros

As with every part of running your site that involves prospective and current members, proper expectation setting from the get-go will save you many headaches. Your marketing should reflect your community accurately. Hopefully that means a kind, welcoming, helpful bunch of people who are invested in each other’s success. Then, during the onboarding process, make sure you get your community’s rules and guidelines in front of, and ideally agreed upon, by the new member when they create their user profile. On an ongoing basis, it’s your responsibility to enforce those rules (yourself and through moderators) and cultivate the community you cast the vision for from the beginning.

Quando um novo membro examina as discussões dos membros, a atitude da comunidade deve refletir a forma como ela foi anunciada. Se os participantes do fórum forem acolhedores, os novos membros estarão muito mais propensos a participar sem medo de serem repreendidos e constrangidos.

If you have an established community that needs some work, changing the culture can be tricky, but it’s certainly doable. If you suddenly start clamping down with a bunch of new rules, that might be really disruptive and not accepted by current participants. Positive changes will likely need to be phased in over time very strategically. Start interacting more yourself, seed discussion, and work with some of your positive, influential community members to adopt your new vision and be change agents for others. Community curation is a long-term play. Cast a vision and get others to help you implement it to stay on track.

Crie uma visão para sua comunidade

Provavelmente, não é nenhuma surpresa que a primeira parte da criação de sistemas para sua comunidade on-line seja definir uma visão para ela e escreva-o. Isso pode parecer bobagem, mas assim que você começar a contratar moderadores e delegar algumas responsabilidades, esse documento de visão será muito útil.

Em seguida, estabeleça regras e expectativas para a participação da comunidade com base em sua declaração de visão. Escreva-as e peça a todos os membros participantes da comunidade que concordem em segui-las. Inclua o que acontece quando as regras são violadas - até mesmo a eventual demissão da associação.

Agora, inicie o documento do processo que descreverá em detalhes aspectos como: com que frequência você participa e em quais tipos de discussão se envolve, como e quais tipos de conversas são geradas, regras de moderação, em quais fusos horários você precisa de moderadores, como você deseja que seus moderadores interajam, como você incentivará (por meio da integração e além) seus membros a serem colaboradores ativos da comunidade, quaisquer detalhes técnicos relevantes e assim por diante.

Pode parecer ridículo escrever tudo isso, mas o motivo é duplo: para que você tenha uma estrutura de tomada de decisões que sirva de referência para administrar sua comunidade de forma alinhada com sua visão original e para que você possa delegar tarefas mais facilmente no futuro.

Se você precisa fomentar a discussão em sua comunidade, aqui estão algumas ideias de como fazer isso:

1. Se sua tecnologia permitir, faça com que um tópico de discussão seja iniciado automaticamente em seu fórum para cada conteúdo que você lançar. Dessa forma, todas as conversas relacionadas a esse conteúdo estarão no mesmo lugar, mesmo para futuros membros.
2. During onboarding, prompt new members to start a progress thread for themselves. Have a specific forum within your community for these individual threads so they don’t clutter other conversation and ensure that you and your moderators are reading through these threads, encouraging members, and providing advice when appropriate. If your members are tracking their own progress it’s easy to prove the value of your membership because you have a very tangible way of seeing how far each person has come since they joined.
3. Pergunte com o que as pessoas estão tendo dificuldades em relação ao seu tópico de associação. Isso serve como um ótimo lugar para você obter novas ideias de conteúdo e abordar áreas problemáticas de frente.
4. Peça a cada novo membro que se apresente em um fórum especial exclusivo para apresentações. Certifique-se de que os membros da equipe estejam dando as boas-vindas a esses novos membros de forma proativa e peça a outros membros da comunidade que também o façam.

With regard to your personal participation, it’s good to set accurate expectations for how often you will be directly participating in the discussion forum community. So, if you are in the community day in and day out, people will expect you to be there day in and day out, 24/7/365. People treat you the way that you teach them to treat you. And so if the expectation you’re setting is that you will sempre be around the forum, you’re going to be expected to fulfill that, which is just not sustainable long term.

Como estar presente para seus membros

It’s likely that a lot of your members joined your site to be able to interact with you directly, so you need to show up, but as with every other task you need to repeat regularly, set aside time to be active in your community and stick with it. It’s distracting and highly inefficient to jump from one task to another, effectively putting out fires all day. Being reactive in your business instead of proactive comes with a high cost.

If you have people on your team who can speak intelligently about your membership topic, assign those people days and times (cover all relevant time zones) where they are in the discussion forum, paying attention and actively responding to members’ questions. Having staff members, a VA, a trusted sub-set of members, and/or moderators able to engage with the community on your behalf is necessary for sustainable growth and a vibrant community.

Novamente, siga as etapas acima e reserve um tempo para criar um PD para explicar sua abordagem à curadoria da comunidade. Esse documento de processo permitirá que você integre novos moderadores, um gerente de associação ou de comunidade ou qualquer outro membro da equipe necessário com relativa facilidade.

There aren’t too many automations to be had for community management – it’s a lot of hands-on work. However, ensure you can tag individuals within conversation threads and receive notifications for those and that you can automatically have a discussion thread created for each relevant content piece you publish.

Uma comunidade de membros bem-sucedida é aquela que reflete sua visão, é ativa e promove claramente uma dinâmica de grupo de incentivo e ajuda mútua. A criação de um PD e de automações aplicáveis lhe dará condições de delegar, dimensionar e manter a sanidade.

We’re moving right along! Next let’s take a look at Customer Service & Success.

Customer Service & Success

Customer Success systems are the means by which you help your members achieve the success you advertised. You start setting expectations of what results your members can expect to get with your marketing messages. When you have a prospect, who decides they’d like to trade their money for those results, it’s your responsibility to do everything within reason to help them succeed.

Configure processos automatizados por meio da integração e do gerenciamento contínuo de clientes para realmente cumprir as promessas que você fez aos membros quando eles estavam pensando em se associar ao seu site.

Siga as etapas que recomendei em meu segundo artigo nesta série para criar uma sequência de integração excelente - essa é sua primeira oportunidade de ajudar o novo membro a obter valor do seu site.

Vale a pena observar que o rastreamento de envolvimento realmente se enquadra na categoria geral de sucesso do cliente; no entanto, é um tópico tão amplo e importante que merece seu próprio sistema, que você pode encontrar no artigo #2 desta série. Não mencionarei o rastreamento do envolvimento novamente nesta seção, mas saiba que ele é de vital importância para o sucesso do cliente. Coloque em prática os processos e as automações recomendados na seção de rastreamento de envolvimento no artigo anterior para obter os melhores resultados.

Um componente essencial para o sucesso contínuo do cliente é criar uma cultura em que o feedback não seja apenas aceito, mas também cuidadosamente considerado e, quando apropriado, seja levado em consideração. Estabeleça a expectativa durante a sequência de integração de que você e sua equipe estão a apenas um e-mail, bate-papo on-line ou até mesmo uma ligação telefônica de distância para ajudar a remover os obstáculos ao sucesso dos membros. Reforce essa atitude por meio das interações com a comunidade on-line e de forma individualizada.

Whenever you speak with a customer, have empathy, show kindness, apologize when necessary, and be solution oriented. If you have an upset customer, treat that as an opportunity to delight them! If that member’s experience is so overwhelmingly positive when they approach you for help, they’ll actually be a happier customer than before they had the problem.

Peça a seus membros um feedback honesto

Surveying your current members one to two times per year is absolutely necessary. This furthers your culture of feedback and will likely turn up some useful information. I like to ask a few multiple-choice questions regarding content, the community, and overall experience for ease of data aggregation, but also offer a section for freeform feedback, whether positive or negative. A survey shouldn’t take longer than 2-4 minutes to complete and make sure you thank people after they take it.

We recommend surveying different segments of your members based on their engagement level with your site. You will want to ask your power users different questions than you would your least engaged group. The least engaged group is far less likely to participate in a survey in the first place, so consider simply saying via email, “You are a valued member of our site and I want to help you succeed here. What problems or technical issues are keeping you from using the site more regularly? I’m here to help, please hit reply and let me know what we can do for you.”

It’s smart to ask your power users for referrals on a regular basis, again once or twice per year is appropriate. You can offer an affiliate program, special offers for each the referrer and referred if you like, but your happiest members are likely to provide referrals for free if you just make it easy for them. To do so, provide an email template or simple sell sheet with a special offer (discount or add-on benefit) that current members can email or text to a friend who might be interested in your site. Make that offer time or spot limited to encourage quick action. And most importantly, don’t forget to realmente perguntar para as indicações. O simples fato de disponibilizar essas ferramentas de vendas em seu site não é suficiente para motivar a ação em 99% das vezes.

Uma estratégia de suporte ao cliente para sites de associação

O uso de uma ferramenta específica para tíquetes de suporte e para a experiência geral de atendimento ao cliente é extremamente importante no que diz respeito a sistemas, processos, automação e delegação. Usar sua conta do Gmail para lidar com tíquetes de suporte é ineficiente e não pode ser escalonado.

Adoramos o HelpScout e o recomendamos muito, mas não importa qual serviço você use, ele deve ser uma ferramenta criada especificamente para o atendimento ao cliente. Uma ferramenta como o HelpScout permite que você crie uma documentação de ajuda atraente, suporte por bate-papo ao vivo, relatórios sofisticados e muito mais. Use uma ferramenta de atendimento ao cliente para criar modelos e outros recursos úteis para que você possa delegar o atendimento ao cliente em algum momento.

One of the most successful, yet simplest customer success tactics we’ve seen employed by a number of membership sites is to send out a weekly email to your members with the aim of building excitement around your service and drawing people back on to the site.

Esse e-mail deve incluir uma saudação calorosa, destacar o conteúdo lançado recentemente, as conversas populares da comunidade, o conteúdo futuro e, ocasionalmente, uma rápida história de sucesso de um membro. Tenha um modelo estabelecido com seu provedor de serviços de e-mail e reserve um tempo toda semana para criar esse e-mail. Teste diferentes textos, conteúdos e horários de envio até atingir as taxas ideais de abertura e de cliques. Refine um PD para esse e-mail semanal com o passar do tempo e delegue a tarefa a um assistente de vendas ou membro da equipe.

Proper expectation setting, creating a culture of feedback, surveying, using a customer service tool, and keeping tabs on member engagement are foundational to customer success. Your members joined your site to achieve some sort of outcome – it’s your job to pave the way for them to get there and feel successful. Create PDs for every piece of this puzzle for efficiency, scalability, and sanity.

That’s three systems down and one to go! Gerenciamento geral é o nosso sistema final.

Gerenciamento geral

Essa categoria servirá como um apanhado de tudo o que não estiver coberto pelos sistemas descritos acima. O acompanhamento de KPIs (indicadores-chave de desempenho), sua pilha de tecnologia, finanças e gerenciamento da equipe fazem parte da administração de um site de associação bem-sucedido.

Membership Site Metrics & KPIs

There are a handful of KPIs you need to monitor on a regular basis in order to optimize your site’s performance and profitability. The majority of these metrics can easily be tracked and monitored with MemberMouse’s Suíte de relatórios avançados.

• Taxa de rotatividade: A porcentagem de seus membros que cancelam em um determinado mês. A maneira mais simples de calcular a rotatividade de membros é pegar o número total de membros em seu site no início de cada mês dividido pelo número de membros cancelados no final de cada mês, por exemplo, se você tiver 1.000 membros em 1º de março e 50 cancelarem até 31 de março, sua taxa de rotatividade será 5% (50/1000).
• MRR e ARR: Receita recorrente mensal e receita recorrente anual.
• CAC: Cost to acquire a customer. This can be a little hairy to calculate accurately, but essentially, add up all costs associated with bringing on new members (advertising costs, an agency or marketing manager if necessary, any associated technology, affiliate commissions, etc.), then divide that sum by the number of new members for a given time period. For example, if you are running your site solo and spending 15% of your time on marketing related activities plus hard costs of $6500/year then you need to add 15% of what you pay yourself to $6,500, and then divide by however many new customers you acquired last year. Here’s an example: let’s assume your salary is $100,000/year, so 15% of that is $15,000. ($15,000 + $6,500) / 250 new customers = $86 CAC per new member. It’s truly essential to know your CAC to the best of your ability so you can make smart and profitable marketing decisions.
• CRC: Cost to retain a customer. Most of your efforts as a membership site owner should be attributable to CRC because it costs exponentially more to bring on a new member than it does to retain an existing one. This includes all of the tech expenses it takes to run your site, all content production and associated equipment, expert guest fees, customer service reps, VAs, and more. Run an expense audit and add up what it takes to keep your members happy and paying every month, then divide that by the number of members you have. That’s your CRC.
• Taxas de conversão. There are so many conversion rates you can keep track of, but the most important for membership sites are ones associated with marketing efforts. For all the marketing and advertising you do, you should know the resulting number of site visitors to email list subscribers, then email list to free trial (if you offer one), then free trial to paid member. This is important to keep track of so you know which of your marketing efforts are viable (profitable + reliable) vs. those that don’t produce adequate results. Double down on viable marketing channels and quit ones that waste your time and money.
• Porcentagem de upsell: A porcentagem de seus clientes que fizeram uma compra com você além da oferta básica de associação, como um upgrade para uma assinatura de preço mais alto ou um treinamento individual.
• LCV: O valor vitalício de um cliente ou, em termos simples, o valor médio de dinheiro que cada um de seus clientes paga a você desde a inscrição até o cancelamento. Se o seu LCV for menor do que o CAC, você está com problemas - isso significa que você está pagando mais para adquirir um novo membro do que o novo membro paga a você durante o período em que ele estiver no seu site. No entanto, para criar um site de associação bem-sucedido e lucrativo, cada um de seus clientes deve gastar significativamente mais com você do que o custo de adquiri-los. O rastreamento do CAC e do LCV não é negociável para os proprietários de sites de associação.
• ARPU: Receita média por usuário, por mês. Essa métrica está intimamente ligada ao LCV. Se seu ARPU for $10/mês e um cliente permanecer no local por 12 meses, seu LCV será $120.

Monte sua pilha de tecnologia

Montar uma pilha de tecnologia adequada é um enorme obstáculo para muitos proprietários de sites de associação com os quais trabalhamos. Aparentemente, há dezenas de opções em cada categoria de plugin e infinitas personalizações a partir daí. Se a tecnologia não for o seu forte, a melhor maneira de poupar incontáveis horas de pesquisa e dores de cabeça (sem mencionar os enormes custos de mudança de erros tecnológicos no futuro) é consultar um especialista que possa orientá-lo para a pilha de tecnologia certa com base em suas necessidades específicas.

Dito isso, a maioria dos sites de associação precisa de: um plug-in de associação, possivelmente um plug-in de LMS, um fórum de discussão (seja ele um plug-in ou autônomo), um processador de pagamentos, uma ferramenta de atendimento ao cliente, rastreamento de engajamento capabilities, an email provider, a hosting provider, accounting software, and more. From there, the sky’s the limit based on your specific needs, and budget. Going into detail of all your tech stack options is beyond the scope of this article, but if you need a tech stack audit or some direction on managing your tech stack Entre em contato.

Certifique-se de que as ferramentas tecnológicas que você adquirir façam sentido para os negócios e não aumentem a complexidade de sua pilha de tecnologia de modo que se torne um pesadelo para gerenciar. As ferramentas têm seu lugar e algumas são extraordinariamente úteis e necessárias para administrar seu site de associação. Crie um PD que inclua seus parâmetros de tomada de decisão para avaliar qualquer nova tecnologia. Você deve se concentrar em qualquer processo relacionado à administração de sua empresa antes de considerar a possibilidade de transferir essa tarefa para um aplicativo ou ferramenta semelhante. A conclusão: obtenha ajuda profissional com sua pilha de tecnologia se essa não for sua área de especialização e adicione novas ferramentas somente quando fizer sentido para os negócios.

Domine as finanças de seu site de associação 

Da mesma forma que a tecnologia pode não ser sua principal competência, se finanças não for sua praia, contrate um contador para controlar seu dinheiro todos os meses, juntamente com um contador público inteligente para ajudá-lo a maximizar seus ganhos e expandir seus negócios. Essa é uma abordagem de custo relativamente baixo para o gerenciamento financeiro. Um contador remoto + um contador público não deve custar mais do que $5000 ou mais por ano para uma empresa com faturamento anual inferior a 5 milhões.

Se você tem experiência em finanças ou contabilidade e pode cuidar dessa área da sua empresa com relativa facilidade e com pouco tempo de dedicação, então, força para você. Porém, à medida que seu site cresce e você precisa realizar mais RGAs do que tarefas diárias, seja realista quanto ao momento de terceirizar.

Toda empresa precisa de um software de contabilidade, independentemente do seu nível de envolvimento pessoal na contabilidade. Nós usamos o Xero e também recomendamos o Quickbooks. Essa é uma parte fundamental de sua pilha de tecnologia e não deve ser negligenciada.

In addition to higher level financial management I strongly recommend running an expense audit every quarter to ensure you’re not spending unnecessarily. I’m a strong proponent of running a tight ship, and as entrepreneurs, if we’re spending superfluously, that’s less dollars in our pockets.

Staff Management: Hiring, Outsourcing, & More!

Many membership sites are run by 1 to 6 people, and oftentimes just 1 or 2. If that’s you, it’s imperative that you outsource where it makes sense and create all of the systems in this article to run an efficient membership site. The most common jobs that membership sites outsource to other people (as opposed to a SaaS app or other technology) include: financial management, office management or secretarial duties, community management, tech management, customer service, copywriting, copy editing, content production, marketing (social media management, podcast editing, video editing, master planning, etc.), web development, graphic design, sales, and coaching & consulting.

Upwork é um ótimo lugar para começar a procurar ajuda, assim como pedir referências de sua rede, no Twitter, no LinkedIn e em quadros de empregos. O mais importante é que você faça a contratação certa, no momento certo, para as tarefas certas.

A transição de operador individual para gerente de outras pessoas e CEO é um grande salto. Não faça isso ao acaso ou sem um plano. Essa é outra área em que obter ajuda externa, inclusive de livros, blogs, fóruns e podcasts, é essencial para o sucesso. Fazer a contratação certa pode acelerar seus negócios e mudar sua vida para melhor. Fazer a contratação errada pode ser uma grande perda de produtividade, custar uma pequena fortuna e causar muito estresse. Acha que estou sendo dramático? Pense novamente.

Lembre-se de que, se for interagir com frequência com seu contratado, ele precisa se adequar à cultura da empresa. Ele deve compartilhar seus valores na forma de administrar o site e de tratar os clientes. É melhor contratar alguém com um conjunto de habilidades medíocres e uma forte adequação à cultura do que alguém com habilidades excepcionais que você não suporta. As habilidades podem ser ensinadas, ao passo que o caráter e os valores são mais difíceis de mudar quando se está lidando com adultos que têm décadas de opiniões profundamente arraigadas sobre o mundo.

Create a company POV (point of view). This is the one page document that breaks down in layman’s terms why your business exists. A prospective employee should be able to read that POV document and understand the character, values, and direction of the organization. Just as process documents help you create a decision making framework in other areas of your business, your POV should provide a framework for the type of people you hire.

Concluindo

Ufa! Isso conclui os 8 sistemas para associações bem-sucedidas e esta série de 3 partes sobre atividades geradoras de receita. Fico feliz que você tenha me acompanhado e espero que se sinta preparado para fazer algumas mudanças muito benéficas em seu site de associação!

Everything we’ve covered here points back to increasing your profitability & efficiency while decreasing unnecessary expenses. It’s your job as the CEO to set the vision for your business and carry it out with intention. These 3 articles should serve as a toolkit for running your membership like a well-oiled profit machine.

Comece a se concentrar incansavelmente nas atividades de geração de receita. Escolha uma área de foco de cada vez e comece a investir os recursos necessários para atingir suas metas grandes, ousadas e audaciosas! Você pode fazer isso e estamos aqui para ajudar em qualquer etapa desse processo.

Minha consultoria, Treinador de assinaturasé um ótimo recurso para sites de associação que desejam aprimorar seus sites. Oferecemos muitos recursos gratuitos sobre como maximizar a receita com os membros que você já tem.

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